Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong quá trình công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, nhiều cá nhân và doanh nghiệp thường gặp phải những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian hoặc làm hợp đồng không có hiệu lực pháp lý. Những lỗi này xuất phát từ việc thiếu thông tin, nhầm lẫn trong hồ sơ hoặc hiểu sai quy định pháp luật về bảo đảm tài sản. Việc nhận diện sớm các lỗi phổ biến giúp tiết kiệm thời gian, tránh chi phí phát sinh và đảm bảo giao dịch được đăng ký biện pháp bảo đảm đúng hạn. Bài viết dưới đây tổng hợp những lỗi thường gặp nhất và hướng dẫn cách khắc phục theo quy định mới nhất năm 2025.
>>> Xem thêm: Bí quyết tìm văn phòng công chứng gần nhất và uy tín chỉ trong 1 phút
Lỗi về giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối.
Giấy chứng nhận không đúng mẫu, không đầy đủ thông tin
Ví dụ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp trước năm 2010 chưa cập nhật thông tin chủ sở hữu.
Tài sản đang có tranh chấp hoặc bị kê biên
Theo “Điều 188 Luật Đất đai 2024”, tài sản đang tranh chấp hoặc kê biên sẽ không đủ điều kiện thế chấp.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra lại tình trạng pháp lý trên trang thông tin đất đai hoặc tại Văn phòng đăng ký đất đai.
-
Nếu tài sản có thay đổi (tặng cho, thừa kế, chuyển nhượng), cần làm thủ tục cập nhật trước khi công chứng.
Lỗi về xác định chủ thể ký hợp đồng
Sai tư cách người đại diện của tổ chức
Nhiều hồ sơ bị trả vì người ký thay không có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc văn bản bổ nhiệm.
>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi đăng ký quyền sở hữu xe lần đầu
Cá nhân không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
Theo “Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015”, năng lực hành vi là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng.
Cách khắc phục:
-
Tổ chức cần chuẩn bị: giấy đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm, văn bản ủy quyền.
-
Cá nhân cần chuẩn bị: CCCD, xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy tờ chứng minh tình trạng sức khỏe nếu cần.
Lỗi về tài sản chung vợ chồng nhưng chỉ một người ký
Tài sản hình thành trong thời kỳ hôn nhân được coi là tài sản chung theo “Điều 33 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014”.
Nhiều người không cung cấp giấy tờ tình trạng hôn nhân hoặc không có chữ ký của người còn lại.
Cách khắc phục:
-
Chuẩn bị giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân.
-
Nếu là tài sản chung, cả hai vợ chồng cùng ký hoặc ủy quyền hợp lệ bằng văn bản công chứng.
Lỗi về nội dung hợp đồng không tuân thủ luật
Điều khoản không đúng hoặc thiếu thông tin bắt buộc
Như thiếu mô tả tài sản, thiếu thông tin nghĩa vụ được bảo đảm.
Dùng mẫu hợp đồng cũ
Một số ngân hàng hoặc cá nhân sử dụng mẫu lập trước năm 2020, không phù hợp với quy định hiện hành.
Cách khắc phục:
-
Đối chiếu với quy định tại Bộ luật Dân sự và Luật Công chứng.
-
Nhờ công chứng viên tư vấn chỉnh sửa theo mẫu chuẩn mới.
Lỗi về định giá tài sản và mô tả tài sản không chính xác
Mô tả nhà đất sai diện tích, sai số thửa, thiếu thông tin pháp lý
Điều này khiến công chứng viên từ chối vì không đủ căn cứ xác định tài sản.
Định giá tài sản không thống nhất giữa hai bên
Dẫn đến tranh chấp khi xử lý tài sản sau này.
Cách khắc phục:
-
Kiểm tra lại thông tin trong Giấy chứng nhận.
-
Với tổ chức như ngân hàng, yêu cầu biên bản định giá rõ ràng, minh bạch.
>>> Xem thêm: Lưu ý quan trọng khi chọn dịch vụ sang tên sổ đỏ ngoài công chứng
Lỗi về hồ sơ chưa đủ hoặc thiếu giấy tờ bắt buộc
Các giấy tờ thường bị thiếu gồm:
-
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
-
Sơ đồ thửa đất;
-
Văn bản thỏa thuận tài sản chung;
-
Giấy tờ nhân thân của vợ/chồng;
-
Văn bản cam kết tài sản không tranh chấp.
Cách khắc phục:
Chuẩn bị hồ sơ theo danh mục của tổ chức hành nghề công chứng, đối chiếu với “Điều 40 Luật Công chứng 2014”.
Lỗi về ủy quyền không hợp lệ
Các lỗi thường gặp:
-
Ủy quyền không đúng phạm vi.
-
Văn bản ủy quyền không công chứng/chứng thực.
-
Người ủy quyền không có mặt khi cần xác minh.
Cách khắc phục:
-
Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo luật.
-
Nội dung ủy quyền phải ghi rõ: ký kết hợp đồng thế chấp, nộp hồ sơ, nhận kết quả…
Lỗi không đăng ký biện pháp bảo đảm sau khi công chứng
Nhiều khách hàng nghĩ rằng chỉ cần công chứng là hợp đồng có hiệu lực đầy đủ, nhưng theo quy định:
Hợp đồng chỉ có hiệu lực đối kháng khi được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Ví dụ:
-
Bất động sản → Văn phòng đăng ký đất đai
-
Động sản → Hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm
Cách khắc phục:
Đăng ký ngay sau khi công chứng để tránh bị bên thứ ba tranh chấp.
Lỗi kê khai thông tin không trung thực
Nếu chủ sở hữu che giấu thông tin tranh chấp, cho thuê tài sản, đang bị hạn chế năng lực… công chứng viên có quyền từ chối theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”.
Cách khắc phục:
Cung cấp thông tin trung thực. Nếu tài sản có vấn đề pháp lý, nên xử lý xong trước khi thế chấp.
Kết luận
Những lỗi khi công chứng hợp đồng thế chấp tài sản hoàn toàn có thể tránh được nếu người dân và doanh nghiệp nắm rõ yêu cầu hồ sơ, chủ thể ký, tình trạng pháp lý của tài sản và quy định về đăng ký biện pháp bảo đảm. Chuẩn bị kỹ lưỡng và làm đúng quy trình sẽ giúp giao dịch được công chứng nhanh, chính xác và an toàn pháp lý cao nhất.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng viên khi công chứng hợp đồng thế chấp tài sản
>>> Kinh nghiệm mua nhà ở xã hội: Chia sẻ từ người trong cuộc
>>> Thực tế khách hàng đánh giá thế nào về dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói?
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội chuyên xử lý hồ sơ công chứng nhanh trong ngày
>>> Phân biệt bản dịch thông thường và bản dịch thuật công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com