Công chứng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam – Cần làm gì?
Hiện nay, nhu cầu sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp (như giấy khai sinh, chứng nhận độc thân, bằng cấp, giấy tờ tài sản…) tại Việt Nam ngày càng nhiều. Tuy nhiên, không ít người băn khoăn không biết thủ tục công chứng giấy tờ nước ngoài như thế nào để giấy tờ được pháp luật Việt Nam công nhận và sử dụng hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết theo đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng giấy tờtại nhà – Giải pháp cho người bận rộn.
1. Quy định pháp luật về công chứng giấy tờ nước ngoài
1.1. Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ những giấy tờ có bản chính hợp lệ mới được chứng thực bản sao.
Theo Khoản 2 Điều 20, giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp để được công nhận hợp lệ tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Điều này có nghĩa, trước khi công chứng giấy tờ nước ngoài, người dân cần thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự để chứng minh giấy tờ đó là thật, có giá trị pháp lý.
2. Công chứng giấy tờ nước ngoài gồm những bước nào?
2.1. Bước 1: Hợp pháp hóa lãnh sự
Người dân mang giấy tờ gốc ra Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước sở tại hoặc tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Nếu giấy tờ được cấp ở quốc gia thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam (ví dụ Nhật Bản, Hàn Quốc, theo các hiệp định song phương) thì bỏ qua bước này.
2.2. Bước 2: Dịch thuật công chứng
Sau khi hợp pháp hóa, giấy tờ nước ngoài cần dịch ra tiếng Việt tại các Phòng công chứng hoặc công ty dịch thuật được cấp phép.
Bản dịch sẽ được công chứng viên chứng nhận tính chính xác của bản dịch so với bản gốc.
2.3. Bước 3: Chứng thực bản sao (nếu cần)
Nếu cần dùng nhiều bản, bạn có thể yêu cầu Phòng công chứng hoặc UBND xã chứng thực thêm các bản sao từ bản gốc đã hợp pháp hóa và dịch thuật.
Ví dụ 1: Anh T kết hôn với vợ người Nhật Bản. Khi đăng ký kết hôn tại Việt Nam, anh T cần giấy chứng nhận độc thân do chính quyền Nhật cấp. Anh T đã mang giấy này đi hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo, rồi dịch công chứng sang tiếng Việt tại Hà Nội. Sau đó, anh T nộp hồ sơ tại UBND quận để làm thủ tục kết hôn.
Ví dụ 2: Chị H du học Úc và muốn dùng bằng thạc sĩ để xin việc tại Việt Nam. Chị H mang bằng tốt nghiệp đến Đại sứ quán Việt Nam tại Sydney để hợp pháp hóa lãnh sự. Sau đó, chị dịch công chứng bằng sang tiếng Việt tại một Phòng công chứng tại TP.HCM. Bằng được công nhận hợp pháp khi xin việc và nộp hồ sơ cho các cơ quan tuyển dụng.
4. Lưu ý
4.1. Kiểm tra trước quốc gia có hiệp định miễn hợp pháp hóa không
Một số quốc gia đã ký hiệp định miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam, ví dụ: Pháp, Hàn Quốc, Bỉ… Nếu giấy tờ từ các quốc gia này, bạn chỉ cần dịch công chứng.
4.2. Phải có bản gốc giấy tờ
Phòng công chứng sẽ yêu cầu bản gốc giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự để đối chiếu. Nếu mất bản gốc, không được phép công chứng.
4.3. Chọn đơn vị dịch thuật uy tín
Việc dịch thuật phải chính xác, đúng thuật ngữ pháp lý, tránh sai sót dẫn đến giấy tờ bị từ chối khi nộp cho cơ quan chức năng.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng tại Hà Nội hỗ trợ thủ tục pháp lý chuyên nghiệp, đúng quy định
5. Thủ tục công chứng giấy tờ nước ngoài mất bao lâu?
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự: Thường từ 1 – 5 ngày làm việc tùy số lượng giấy tờ.
Thời gian dịch và công chứng bản dịch: Từ 1 – 3 ngày làm việc.
Chứng thực bản sao (nếu cần): Làm ngay trong ngày tại UBND xã hoặc Phòng công chứng.
Việc công chứng giấy tờ nước ngoài đòi hỏi tuân thủ đúng quy trình: hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt, công chứng bản dịch và chứng thực bản sao nếu cần. Nắm rõ các bước này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo giấy tờ được công nhận hợp pháp tại Việt Nam.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
