Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản giữa cá nhân và tổ chức

Trong các giao dịch vay vốn, bảo đảm nghĩa vụ hoặc hợp tác đầu tư, việc công chứng hợp đồng thế chấp tài sản giữa cá nhân và tổ chức là bước quan trọng nhằm xác lập tính hợp pháp và khả năng bảo vệ quyền lợi của các bên. Khác với thế chấp giữa hai cá nhân, giao dịch với tổ chức (như ngân hàng, công ty tài chính, doanh nghiệp) có nhiều yêu cầu chặt chẽ hơn về hồ sơ, thẩm định và điều kiện pháp lý. Nếu không hiểu rõ quy định, cá nhân dễ gặp rủi ro như hợp đồng vô hiệu, tài sản bị xử lý trái thỏa thuận hoặc phát sinh tranh chấp bồi thường. Bài viết sau đây phân tích đầy đủ các lưu ý cần thiết khi công chứng loại hợp đồng này theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025.

>>> Xem thêm: Làm giấy tờ nhà nên đến văn phòng công chứng hay phòng tài nguyên môi trường?

Bản chất pháp lý của hợp đồng thế chấp giữa cá nhân và tổ chức

Theo “Điều 317 Bộ luật Dân sự 2015”, thế chấp tài sản là việc một bên dùng tài sản thuộc sở hữu của mình để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ đối với bên kia mà không chuyển giao tài sản.

Trong giao dịch giữa cá nhân và tổ chức, tổ chức thường là chủ thể:

• Cung cấp khoản vay (ngân hàng, tổ chức tín dụng);

• Hoặc là bên nhận bảo đảm trong một giao dịch dân sự, kinh doanh.

Do tính chất chuyên nghiệp của tổ chức, hợp đồng thường được soạn theo mẫu và yêu cầu công chứng bắt buộc đối với tài sản là bất động sản, quyền tài sản gắn với bất động sản hoặc tài sản có giá trị lớn theo “Luật Công chứng 2014”.

Các trường hợp phải công chứng khi thế chấp giữa cá nhân và tổ chức

Theo “Luật Đất đai 2024” và “Bộ luật Dân sự 2015”, công chứng là bắt buộc đối với:

✔ Thế chấp quyền sử dụng đất hoặc nhà ở

Hợp đồng phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng trước khi đăng ký tại Văn phòng đăng ký đất đai.

✔ Thế chấp tài sản gắn liền với đất

Bao gồm nhà xưởng, công trình xây dựng, kho bãi…

✔ Thế chấp tài sản hình thành trong tương lai

Như căn hộ dự án, công trình đang xây dựng.

✔ Thế chấp tài sản là quyền tài sản có đăng ký

Ví dụ: quyền khai thác tài sản, quyền thu phí, quyền đòi nợ có đăng ký.

Dù không bắt buộc với động sản, nhiều tổ chức (đặc biệt ngân hàng) vẫn yêu cầu công chứng để tăng tính an toàn pháp lý của giao dịch.

>>> Xem thêm: Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên

Hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp tài sản giữa cá nhân và tổ chức

Hồ sơ đầy đủ thường gồm:

Từ phía cá nhân

• CCCD/CMND, hộ khẩu

• Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản (đất, nhà, xe…)

• Giấy tờ chứng minh tài sản không tranh chấp

• Giấy tờ tình trạng hôn nhân (để xác định tài sản riêng/chung)

Từ phía tổ chức

• Giấy đăng ký doanh nghiệp

• Quyết định bổ nhiệm người đại diện

• CCCD của người đại diện ký hợp đồng

• Văn bản ủy quyền (nếu người ký không phải đại diện pháp luật)

Tài liệu giao dịch

• Hợp đồng thế chấp theo mẫu

• Văn bản xác định nghĩa vụ được bảo đảm

• Biên bản định giá tài sản (nếu ngân hàng yêu cầu)

>>> Xem thêm: Làm sao để kiểm tra tính hợp pháp của dịch vụ sang tên sổ đỏ?

Quy trình công chứng hợp đồng thế chấp giữa cá nhân và tổ chức (Cập nhật 2025)

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của tài sản và điều kiện thực hiện giao dịch theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014”.

Bước 2: Xác minh thông tin

Khi có nghi ngờ về năng lực hành vi, tình trạng tài sản, quyền định đoạt…, công chứng viên có quyền yêu cầu xác minh theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”.

Bước 3: Hướng dẫn ký trước mặt công chứng viên

Các bên phải ký trực tiếp, trừ trường hợp có ủy quyền hợp lệ.

Bước 4: Ghi lời chứng và hoàn thiện hồ sơ

Công chứng viên ghi lời chứng đúng nội dung theo quy định.

Bước 5: Đăng ký biện pháp bảo đảm

Bước này quyết định hiệu lực đối kháng của giao dịch:

• Đăng ký tại Văn phòng đăng ký đất đai (bất động sản)

• Hoặc tại Hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm (động sản)

Những điểm cá nhân cần đặc biệt lưu ý khi giao dịch với tổ chức

Hợp đồng mẫu không phải lúc nào cũng có lợi cho cá nhân

Ngân hàng hoặc tổ chức thường dùng mẫu soạn sẵn. Cá nhân nên xem kỹ:

• Điều khoản xử lý tài sản

• Lãi suất quá hạn

• Thời hạn thông báo trước khi thu giữ tài sản

• Quy định về chuyển giao nghĩa vụ

Kiểm tra tư cách người đại diện của tổ chức

Người ký phải đúng chức danh hoặc có ủy quyền hợp pháp. Nếu không, hợp đồng có nguy cơ vô hiệu theo “Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015”.

Đảm bảo tài sản thuộc sở hữu hợp pháp

Nếu tài sản là tài sản chung hoặc đang có tranh chấp, công chứng viên sẽ từ chối.

Lưu ý về định giá tài sản

Ngân hàng thường định giá thấp hơn thị trường. Điều này ảnh hưởng đến hạn mức vay nhưng không làm thay đổi hiệu lực công chứng.

Rủi ro khi không đăng ký biện pháp bảo đảm

Hợp đồng dù đã công chứng nhưng chưa đăng ký sẽ không có hiệu lực đối kháng với bên thứ ba.

Trách nhiệm của công chứng viên trong giao dịch thế chấp cá nhân – tổ chức

Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải:

• Giải thích quyền và nghĩa vụ của các bên

• Kiểm tra năng lực chủ thể

• Kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng

• Từ chối công chứng nếu giao dịch có dấu hiệu vi phạm pháp luật

Tuy nhiên, công chứng viên không có nghĩa vụ thẩm định giá trị tài sản; việc này thuộc về tổ chức nhận thế chấp.

Kết luận

Giao dịch thế chấp tài sản giữa cá nhân và tổ chức tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu cá nhân không hiểu rõ quy định hoặc quá phụ thuộc vào hợp đồng mẫu của tổ chức. Việc nắm vững quy trình công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, trách nhiệm của các bên và những lưu ý về hồ sơ, đại diện, hiệu lực giao dịch sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người tham gia và đảm bảo giao dịch được thực hiện đúng pháp luật.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng viên khi công chứng hợp đồng thế chấp tài sản

>>> Kinh nghiệm mua nhà ở xã hội: Chia sẻ từ người trong cuộc

>>> Thực tế khách hàng đánh giá thế nào về dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội chuyên xử lý hồ sơ công chứng nhanh trong ngày

>>> Phân biệt bản dịch thông thường và bản dịch thuật công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com