Khi nào cần công chứng giấy tờ để đi du học, xin việc?
Khi thực hiện các thủ tục đi du học hoặc ứng tuyển vào vị trí công việc quan trọng, nhiều người lúng túng không biết khi nào cần công chứng giấy tờ du học hoặc giấy tờ xin việc. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết dựa trên quy định pháp luật Việt Nam, kèm ví dụ thực tế để bạn chuẩn bị hồ sơ thuận lợi, không mất thời gian.
>>> Xem thêm: Tiết kiệm thời gian, chi phí với hướng dẫn công chứng giấy tờ online dễ hiểu nhất.
1. Cơ sở pháp lý quy định về công chứng giấy tờ
Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.
Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ khi chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu phải xuất trình bản gốc để đối chiếu.
Như vậy, công chứng giấy tờ, dịch thuật công chứng là yêu cầu phổ biến trong các hồ sơ xin visa, du học, hoặc xin việc tại các công ty nước ngoài.
>>> Xem thêm: Văn Phòng Công Chứng TP Hà Nội – Danh Sách, Địa Chỉ & Giờ Làm Việc
2. Khi nào cần công chứng giấy tờ du học?
2.1. Các loại giấy tờ thường phải công chứng khi du học
Bằng tốt nghiệp THPT, Đại học.
Học bạ, bảng điểm.
Giấy khai sinh.
CMND, CCCD, hộ chiếu.
Giấy tờ bảo trợ tài chính.
Các chứng chỉ ngoại ngữ, giấy khen.
Nhiều trường, cơ quan cấp visa yêu cầu bản sao công chứng hoặc bản dịch công chứng tiếng Anh/tiếng nước ngoài từ giấy tờ gốc để đảm bảo tính xác thực.
2.2. Thời điểm công chứng giấy tờ du học
Nên công chứng trước khi nộp hồ sơ xét duyệt học bổng, xin visa ít nhất 2-3 tháng.
Nhiều quốc gia yêu cầu giấy tờ công chứng không được quá 3-6 tháng tính từ ngày cấp.
Ví dụ thực tế: Bạn H. làm hồ sơ xin học bổng tại Úc. Trường yêu cầu học bạ, bảng điểm dịch công chứng tiếng Anh và có dấu công chứng trong vòng 6 tháng. Bạn H. đã phải làm lại bộ giấy tờ vì trước đó công chứng quá 1 năm.
Xin việc tại các công ty, tổ chức nước ngoài hoặc công ty yêu cầu hồ sơ đầy đủ bản sao công chứng.
Làm hồ sơ bổ sung cho việc xin visa lao động.
Nộp hồ sơ thi tuyển công chức, viên chức hoặc thi tuyển vị trí yêu cầu xác minh trình độ học vấn.
3.2. Giấy tờ thường công chứng khi xin việc
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
Giấy khai sinh, CMND, CCCD.
Sổ hộ khẩu (trong một số trường hợp chứng minh nơi cư trú).
Bản dịch công chứng văn bằng, chứng chỉ nếu ứng tuyển công ty nước ngoài.
Ví dụ thực tế: Anh T. xin việc tại một công ty Nhật Bản tại Việt Nam. Công ty yêu cầu anh nộp bằng Đại học dịch công chứng tiếng Nhật. Do chưa chuẩn bị trước, anh phải mất thêm 1 tuần để dịch và công chứng, khiến quá trình phỏng vấn kéo dài.
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng tại nhàcó phức tạp và mất thêm chi phí không?
4. Thủ tục công chứng giấy tờ du học, xin việc
4.1. Các bước thực hiện
Chuẩn bị bản gốc đầy đủ: Bằng cấp, giấy tờ tùy thân.
Nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng: Xuất trình bản gốc để đối chiếu.
Dịch thuật (nếu cần): Một số giấy tờ phải dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác trước khi công chứng bản dịch.
Nhận bản sao công chứng: Lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trước khi rời khỏi Văn phòng công chứng.
4.2. Lưu ý
Chỉ công chứng tại Văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã, phường được ủy quyền chứng thực.
Kiểm tra thời hạn giấy tờ trước khi công chứng để tránh bị từ chối hoặc không được chấp nhận bởi cơ quan nước ngoài.
Việc công chứng giấy tờ du học hay giấy tờ xin việc là bước quan trọng để hoàn thiện hồ sơ hợp pháp, đảm bảo tính minh bạch và tăng độ tin cậy với nhà trường, nhà tuyển dụng. Bạn nên chủ động chuẩn bị sớm, kiểm tra kỹ quy định của từng trường, từng công ty để tránh mất thời gian, công sức.
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
