Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuLưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của tổ chức hành nghề công chứng nhằm bảo đảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng và quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Tuy nhiên, trong thực tiễn áp dụng, không ít văn phòng công chứng còn lúng túng trong việc xác định thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng, dẫn đến nguy cơ vi phạm pháp luật hoặc phát sinh rủi ro pháp lý khi tiêu hủy hồ sơ. Bài viết này phân tích toàn diện quy định pháp luật hiện hành về thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng, đồng thời làm rõ những vấn đề cần lưu ý trong thực tiễn áp dụng.
>>> Xem thêm: Những trường hợp bị từ chối công chứng tại văn phòng công chứng
1. Lưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý có thời hạn
1.1. Hồ sơ công chứng là đối tượng phải lưu trữ bắt buộc
Theo “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm toàn bộ tài liệu liên quan đến quá trình tiếp nhận yêu cầu, thẩm tra, soạn thảo, ký kết và chứng nhận văn bản công chứng. Đây là loại hồ sơ nghiệp vụ đặc thù, gắn liền với hoạt động xác lập giao dịch dân sự, nên được pháp luật yêu cầu lưu trữ trong thời hạn dài.
“Điều 61 Luật Công chứng 2014” quy định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng ít nhất 20 năm kể từ ngày công chứng.
1.2. Thời hạn lưu trữ không đồng nghĩa với lưu trữ vĩnh viễn
Quy định “ít nhất 20 năm” cho thấy pháp luật không mặc nhiên coi hồ sơ công chứng là loại hồ sơ phải lưu trữ vĩnh viễn. Sau khi hết thời hạn lưu trữ theo luật, hồ sơ công chứng có thể được xem xét tiêu hủy, nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý khác.
Do đó, thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng là mốc pháp lý quan trọng, đánh dấu sự chuyển đổi từ nghĩa vụ lưu trữ bắt buộc sang giai đoạn có thể xử lý hồ sơ theo quy định về tiêu hủy.
2. Thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng được xác định như thế nào?
2.1. Mốc thời gian tính thời hạn lưu trữ
Theo cách hiểu thống nhất từ “Luật Công chứng 2014”, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng được tính kể từ ngày công chứng, tức là ngày công chứng viên ký, đóng dấu chứng nhận vào văn bản công chứng.
Như vậy, thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng là ngày tròn 20 năm kể từ ngày công chứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc hồ sơ thuộc diện phải lưu trữ lâu hơn vì lý do đặc biệt.
>>> Xem thêm: Lợi ích khi chọn dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ trọn gói cho hộ gia đình
2.2. Không phụ thuộc vào thời điểm phát sinh tranh chấp
Một điểm cần lưu ý là thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng không phụ thuộc vào việc có hay không có tranh chấp trong suốt thời gian lưu trữ. Tuy nhiên, nếu tại thời điểm đã hết 20 năm mà hồ sơ đang liên quan đến tranh chấp, khiếu nại hoặc tố tụng, thì trên thực tế, hồ sơ vẫn chưa được coi là đủ điều kiện kết thúc lưu trữ để tiêu hủy.
3. Các trường hợp làm “kéo dài” thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng
3.1. Hồ sơ đang được sử dụng trong tố tụng, khiếu nại
Ngay cả khi đã hết thời hạn 20 năm, hồ sơ công chứng vẫn phải tiếp tục được lưu trữ nếu:
-
Đang là chứng cứ trong vụ án tại Tòa án;
-
Đang được sử dụng để giải quyết khiếu nại, tố cáo;
-
Có yêu cầu cung cấp hồ sơ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trong các trường hợp này, thời điểm kết thúc lưu trữ bị “treo” cho đến khi việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại chấm dứt.
3.2. Hồ sơ liên quan đến giao dịch có giá trị pháp lý lâu dài
Đối với một số hồ sơ công chứng liên quan đến:
-
Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở;
-
Di chúc, thừa kế;
-
Tài sản có giá trị lớn;
thực tiễn quản lý cho thấy cơ quan có thẩm quyền thường khuyến nghị lưu trữ kéo dài hơn thời hạn tối thiểu 20 năm để bảo đảm an toàn pháp lý, dù pháp luật không bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn.
>>> Xem thêm: Có được ủy quyền người thân làm thủ tục đăng ký kết hôn khi bận công tác?
4. Thời điểm kết thúc lưu trữ và ranh giới với tiêu hủy hồ sơ công chứng
4.1. Kết thúc lưu trữ không đồng nghĩa với được tiêu hủy ngay
Việc hết thời hạn lưu trữ chỉ là điều kiện cần, không phải điều kiện đủ để tiêu hủy hồ sơ công chứng. Sau khi kết thúc thời hạn lưu trữ, tổ chức hành nghề công chứng vẫn phải:
-
Rà soát tình trạng pháp lý của hồ sơ;
-
Kiểm tra khả năng phát sinh tranh chấp;
-
Thực hiện đúng trình tự, thủ tục tiêu hủy theo quy định.
Chỉ khi hoàn thành đầy đủ các bước này, việc tiêu hủy hồ sơ mới được coi là hợp pháp.
4.2. Ý nghĩa pháp lý của thời điểm kết thúc lưu trữ
Thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng có ý nghĩa:
-
Xác định ranh giới trách nhiệm lưu trữ bắt buộc của tổ chức hành nghề công chứng;
-
Là căn cứ pháp lý để xem xét việc tiêu hủy hồ sơ;
-
Là mốc đánh giá trách nhiệm pháp lý nếu hồ sơ bị mất, hư hỏng hoặc tiêu hủy trái quy định.
5. Hệ quả pháp lý nếu xác định sai thời điểm kết thúc lưu trữ
Nếu tổ chức hành nghề công chứng xác định sai thời điểm kết thúc lưu trữ và tiến hành tiêu hủy hồ sơ sớm, có thể phát sinh:
-
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo “Luật Công chứng 2014” và “Bộ luật Dân sự 2015”;
-
Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp;
-
Trách nhiệm kỷ luật đối với công chứng viên, người quản lý hồ sơ;
-
Rủi ro pháp lý nghiêm trọng khi hồ sơ bị Tòa án yêu cầu cung cấp.
Kết luận
Thời điểm kết thúc lưu trữ hồ sơ công chứng được pháp luật xác định trên cơ sở thời hạn lưu trữ tối thiểu 20 năm kể từ ngày công chứng, nhưng không phải là mốc cứng tuyệt đối trong mọi trường hợp. Việc kết thúc lưu trữ còn phụ thuộc vào tình trạng pháp lý của hồ sơ và nhu cầu sử dụng trong giải quyết tranh chấp, tố tụng. Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần hiểu đúng bản chất pháp lý của thời điểm này để tránh tiêu hủy hồ sơ trái quy định và bảo đảm an toàn pháp lý lâu dài cho các giao dịch đã được công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như tại văn phòng không
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com