Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong thực tiễn hành nghề công chứng, không ít trường hợp phát sinh khiếu nại, tố cáo liên quan đến nội dung, hình thức hoặc quy trình lập văn bản công chứng. Khi đó, việc đối chiếu hồ sơ lưu trữ công chứng trở thành căn cứ pháp lý quan trọng để xác minh tính hợp pháp của hoạt động công chứng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Pháp luật hiện hành đã có những quy định tương đối chặt chẽ về trách nhiệm lưu trữ và sử dụng hồ sơ công chứng trong quá trình giải quyết khiếu nại. Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể cơ sở pháp lý, trình tự đối chiếu hồ sơ và ý nghĩa thực tiễn của hoạt động này.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập hợp đồng ủy quyền tại văn phòng công chứng
1. Khiếu nại liên quan đến văn bản công chứng và yêu cầu đối chiếu hồ sơ lưu trữ
Khiếu nại liên quan đến văn bản công chứng thường xuất phát từ các vấn đề như:
-
Tranh chấp về chữ ký, điểm chỉ của người yêu cầu công chứng;
-
Nghi ngờ công chứng viên không trực tiếp chứng kiến việc ký kết;
-
Khiếu nại về năng lực hành vi dân sự của người tham gia giao dịch tại thời điểm công chứng;
-
Khiếu nại cho rằng nội dung văn bản công chứng bị sửa đổi, không đúng với ý chí các bên.
Trong các trường hợp này, văn bản công chứng đã phát hành không phải là căn cứ duy nhất, mà việc đối chiếu hồ sơ công chứng lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng là bước bắt buộc để làm rõ bản chất sự việc.
2. Cơ sở pháp lý của việc đối chiếu hồ sơ lưu trữ công chứng
Việc đối chiếu hồ sơ lưu trữ khi có khiếu nại được đặt trên nền tảng các quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là:
-
“Luật Công chứng năm 2014”;
-
“Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015”;
-
Các văn bản hướng dẫn thi hành về quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ công chứng.
Theo quy định, hồ sơ công chứng bao gồm bản chính hoặc bản sao các giấy tờ do người yêu cầu công chứng nộp, dự thảo hợp đồng, sổ công chứng, bản ghi nhận quá trình công chứng và các tài liệu liên quan khác. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét tính hợp pháp của văn bản công chứng khi có khiếu nại phát sinh.
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm thực tế khi sử dụng dịch vụ sổ đỏ tại Hà Nội
3. Nội dung đối chiếu hồ sơ lưu trữ trong quá trình giải quyết khiếu nại
Việc đối chiếu hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra sự tồn tại của hồ sơ, mà bao gồm nhiều nội dung pháp lý cụ thể:
3.1. Đối chiếu thông tin chủ thể tham gia công chứng
Hồ sơ lưu trữ được sử dụng để xác định rõ:
-
Danh tính, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
-
Tình trạng năng lực hành vi dân sự tại thời điểm công chứng;
-
Việc tham gia đầy đủ của các bên theo quy định pháp luật.
Các tài liệu này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi phát sinh khiếu nại về giả mạo chữ ký hoặc người ký không đủ năng lực hành vi dân sự.
3.2. Đối chiếu trình tự, thủ tục công chứng
Thông qua hồ sơ lưu trữ, cơ quan giải quyết khiếu nại có thể đánh giá:
-
Công chứng viên có trực tiếp chứng kiến việc ký kết hay không;
-
Trình tự công chứng có tuân thủ quy định pháp luật hay không;
-
Việc ghi chép, ký tên trong sổ công chứng có đầy đủ, chính xác hay không.
Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên trong trường hợp có sai phạm.
3.3. Đối chiếu nội dung văn bản công chứng
Hồ sơ lưu trữ cho phép so sánh giữa:
-
Văn bản công chứng đang bị khiếu nại;
-
Dự thảo hợp đồng, giao dịch đã được các bên thống nhất;
-
Các tài liệu giải thích, tư vấn pháp lý được lưu trong hồ sơ (nếu có).
Việc đối chiếu này giúp làm rõ có hay không việc sửa đổi nội dung trái ý chí của các bên sau khi ký kết.
>>> Xem thêm: Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng quy trình công chứng nhỏ gọn
4. Ý nghĩa pháp lý của việc đối chiếu hồ sơ công chứng lưu trữ
4.1. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân
Đối chiếu hồ sơ lưu trữ giúp người khiếu nại có căn cứ chứng minh yêu cầu của mình, đồng thời bảo đảm quyền tiếp cận thông tin hợp pháp theo quy định của pháp luật.
4.2. Bảo vệ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Trong nhiều trường hợp, hồ sơ lưu trữ đầy đủ, đúng quy định là chứng cứ quan trọng để bác bỏ khiếu nại không có căn cứ, bảo vệ uy tín nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
4.3. Căn cứ giải quyết tranh chấp tại Tòa án
Khi khiếu nại chuyển hóa thành tranh chấp dân sự, hồ sơ công chứng lưu trữ đã được đối chiếu trở thành nguồn chứng cứ có giá trị cao, được Tòa án xem xét trong quá trình giải quyết vụ án.
5. Rủi ro pháp lý nếu không thể đối chiếu hồ sơ lưu trữ
Trường hợp hồ sơ công chứng bị mất, hư hỏng hoặc lưu trữ không đầy đủ, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải đối mặt với:
-
Khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của văn bản công chứng;
-
Nguy cơ bị xử lý trách nhiệm hành chính hoặc trách nhiệm bồi thường;
-
Ảnh hưởng nghiêm trọng đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng trong quá trình giải quyết khiếu nại, tranh chấp.
Kết luận
Đối chiếu hồ sơ lưu trữ công chứng khi có khiếu nại không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng của tổ chức hành nghề công chứng. Việc lưu trữ đầy đủ, khoa học và đúng quy định không chỉ giúp giải quyết khiếu nại khách quan, minh bạch mà còn góp phần bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của văn bản công chứng trong hệ thống pháp luật dân sự. Trong bối cảnh gia tăng tranh chấp và khiếu nại hiện nay, vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ ngày càng trở nên thiết yếu.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như tại văn phòng không
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com