Lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử: Được đến đâu?

Trong xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ của hoạt động tư pháp, việc lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử đang dần được đặt ra như một giải pháp tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm an toàn dữ liệu. Tuy nhiên, khác với các lĩnh vực hành chính thông thường, hồ sơ công chứng mang giá trị pháp lý đặc biệt và gắn liền với quyền, lợi ích hợp pháp của các chủ thể trong giao dịch dân sự. Chính vì vậy, bên cạnh những lợi ích rõ rệt, việc lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử hiện nay vẫn đang chịu sự chi phối của nhiều giới hạn pháp lý cần được nhận diện rõ ràng.

>>> Xem thêm: Khi nào cần yêu cầu chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng?

1. Cơ sở pháp lý của việc lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử

Theo “Luật Công chứng năm 2014”, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn tại tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn luật định. Luật hiện hành chưa thừa nhận bản điện tử là hình thức lưu trữ thay thế hoàn toàn bản giấy, nhưng không cấm việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để hỗ trợ lưu trữ, quản lý hồ sơ.

Bên cạnh đó, “Luật Giao dịch điện tử”, “Luật An ninh mạng” và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân đã tạo hành lang pháp lý chung cho việc sử dụng, lưu trữ dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, các quy định này mới mang tính nguyên tắc, chưa có hướng dẫn chuyên ngành cụ thể đối với hồ sơ công chứng điện tử.

Do đó, về mặt pháp lý, lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử hiện nay chủ yếu được xem là hình thức lưu trữ bổ trợ, không phải hình thức lưu trữ pháp lý duy nhất.

2. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ bằng bản điện tử

Một trong những vấn đề trọng tâm khi phân tích lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử là giá trị pháp lý của bản điện tử so với bản giấy.

Về nguyên tắc:

• Hồ sơ công chứng bản giấy vẫn là căn cứ pháp lý gốc để chứng minh tính hợp pháp của hoạt động công chứng.

• Bản điện tử chỉ có giá trị hỗ trợ tra cứu, đối chiếu, quản lý nội bộ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong tố tụng, nếu xảy ra tranh chấp, Tòa án vẫn ưu tiên xem xét hồ sơ công chứng bản giấy. Bản điện tử chỉ được sử dụng như tài liệu tham khảo hoặc chứng cứ gián tiếp, trừ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về tính xác thực, toàn vẹn và nguồn gốc theo pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Những lợi ích pháp lý của việc lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử

Mặc dù còn giới hạn, không thể phủ nhận rằng lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử mang lại nhiều lợi ích pháp lý quan trọng:

3.1. Tăng cường an toàn dữ liệu

Việc số hóa giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mối mọt, cháy nổ hoặc thất lạc hồ sơ giấy – những rủi ro có thể làm phát sinh trách nhiệm bồi thường của văn phòng công chứng.

3.2. Hỗ trợ đối chiếu, giải quyết khiếu nại

Trong trường hợp có khiếu nại về nội dung, trình tự công chứng, hồ sơ điện tử cho phép truy xuất nhanh thông tin, hỗ trợ việc đối chiếu, xác minh quá trình thực hiện công chứng.

3.3. Nâng cao trách nhiệm quản lý của tổ chức hành nghề công chứng

Việc áp dụng lưu trữ điện tử thể hiện sự chủ động của tổ chức hành nghề công chứng trong việc tuân thủ nghĩa vụ bảo quản hồ sơ, qua đó hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh từ lỗi quản lý.

>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi làm sổ đỏ và cách dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ khắc phục

4. Những giới hạn pháp lý hiện nay đối với lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử

4.1. Chưa được công nhận là hình thức lưu trữ thay thế bản giấy

Giới hạn lớn nhất hiện nay là pháp luật công chứng chưa cho phép thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc:

• Không được tiêu hủy hồ sơ giấy với lý do đã số hóa;

• Không được chỉ lưu trữ bản điện tử để đáp ứng nghĩa vụ lưu trữ theo luật.

4.2. Giới hạn về giá trị chứng cứ

Hồ sơ công chứng điện tử chưa có địa vị pháp lý độc lập như văn bản công chứng giấy. Khi xảy ra tranh chấp, bản điện tử khó có thể tự mình chứng minh đầy đủ giá trị pháp lý của giao dịch nếu thiếu bản gốc.

4.3. Rủi ro pháp lý về bảo mật và dữ liệu cá nhân

Hồ sơ công chứng chứa nhiều thông tin nhạy cảm. Việc lưu trữ điện tử đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về:

• Bảo mật thông tin cá nhân;

• Phòng ngừa truy cập trái phép;

• Tránh lộ lọt dữ liệu gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng.

Nếu không bảo đảm các điều kiện này, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý.

>>> Xem thêm: Công chứng uỷ quyền quản lý tài sản – hướng dẫn chi tiết

5. Định hướng hoàn thiện pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử

Từ thực tiễn áp dụng, có thể thấy nhu cầu hoàn thiện khung pháp lý cho lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử là rất cấp thiết. Một số định hướng có thể được đặt ra:

• Xây dựng quy định chuyên ngành về hồ sơ công chứng điện tử;

• Xác lập rõ giá trị pháp lý của bản điện tử trong những trường hợp nhất định;

• Quy định cụ thể tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo mật và quy trình quản lý hồ sơ điện tử.

Việc hoàn thiện này không chỉ phục vụ chuyển đổi số mà còn góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho cả người dân và tổ chức hành nghề công chứng.

Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng bằng bản điện tử là xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện đại hóa hoạt động công chứng. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, hình thức này hiện nay vẫn tồn tại nhiều giới hạn, đặc biệt về giá trị pháp lý và khả năng thay thế hồ sơ giấy. Do đó, việc áp dụng lưu trữ điện tử cần được thực hiện thận trọng, đúng khuôn khổ pháp luật, đồng thời đòi hỏi sự hoàn thiện kịp thời của hệ thống quy định pháp luật chuyên ngành trong thời gian tới.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như tại văn phòng không

>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất

>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức

>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com