Quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Khi một người mất đi, việc phân chia di sản thường được các đồng thừa kế thực hiện thông qua văn bản thỏa thuận phân chia di sản. Tuy nhiên, để văn bản này có giá trị pháp lý và được cơ quan nhà nước công nhận, bắt buộc phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Vậy quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản gồm mấy bước, cần chuẩn bị những giấy tờ gì và ai có quyền tham gia? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu ngay dịch vụ công chứng chuyên nghiệp tại Văn phòng công chứng Hà Nội – nơi được hàng nghìn khách hàng tin tưởng.

1. Căn cứ pháp lý của quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản ⚖️

Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản được quy định tại các văn bản pháp luật sau:

• Bộ luật Dân sự năm 2015, các điều:

  • Điều 609: Quyền thừa kế của cá nhân.

  • Điều 611: Thời điểm, địa điểm mở thừa kế.

  • Điều 650, 651: Những người thừa kế theo pháp luật.

• Luật Công chứng năm 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2024 (có hiệu lực từ 01/01/2025).

• Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Công chứng.

• Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn nghiệp vụ công chứng.

📜 Điều 57 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2024) quy định:

“Người yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản phải xuất trình đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền thừa kế, quyền sở hữu tài sản và giấy tờ nhân thân theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản là thủ tục bắt buộc nếu người thừa kế muốn chuyển quyền sở hữu tài sản (đặc biệt là bất động sản).

2. Quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản gồm mấy bước? 📝

Theo quy định hiện hành, quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản gồm 05 bước chính. Mỗi bước đều có yêu cầu pháp lý và hồ sơ cụ thể.

2.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản 📂

Đây là bước quan trọng đầu tiên, giúp công chứng viên có căn cứ xác minh quyền sở hữu và hàng thừa kế. Hồ sơ cần có:

• Giấy chứng tử của người để lại di sản.

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe, sổ tiết kiệm…).

• Giấy tờ tùy thân của những người thừa kế (CCCD, hộ chiếu…).

• Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế: giấy khai sinh, giấy kết hôn, sổ hộ khẩu…

• Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (nếu đã soạn trước).

💡 Lưu ý:
Nếu có người chưa thành niên, mất năng lực hành vi hoặc bị hạn chế năng lực hành vi, cần có người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp tham gia công chứng.

2.2. Bước 2: Nộp hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ ✅

Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng nhà nước.

Công chứng viên sẽ:

• Kiểm tra giấy tờ, đối chiếu nhân thân.

• Xác minh quyền thừa kế, quyền sở hữu tài sản.

• Kiểm tra tình trạng tranh chấp hoặc kê biên tài sản (nếu có).

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chứng viên hẹn ngày ký công chứng. Trường hợp thiếu giấy tờ, công chứng viên sẽ hướng dẫn bổ sung theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014.

2.3. Bước 3: Lập và ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản ✍️

Sau khi xác định hồ sơ hợp lệ, công chứng viên tiến hành soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo văn bản thỏa thuận.

Nội dung chính của văn bản gồm:

• Thông tin người để lại di sản và người thừa kế.

• Mô tả chi tiết tài sản được thừa kế.

• Tỷ lệ hoặc phần tài sản mỗi người được hưởng.

• Thỏa thuận khác (nếu có).

Các bên đọc kỹ nội dung, đồng ý thì ký, điểm chỉ trước mặt công chứng viên.

📌 Căn cứ pháp lý:
Theo Điều 46 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc ký văn bản trước khi chứng nhận.

2.4. Bước 4: Công chứng viên chứng nhận và ghi vào sổ công chứng 🖋️

Sau khi các bên ký xong, công chứng viên sẽ:

• Ghi lời chứng công chứng vào văn bản.

• Ký tên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

• Ghi vào sổ công chứng, lưu trữ hồ sơ.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản chính thức có hiệu lực pháp lý kể từ thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu chứng nhận.

2.5. Bước 5: Nhận bản chính văn bản thỏa thuận và thực hiện thủ tục sang tên tài sản 🏠

Các bên nhận lại:

• Bản chính văn bản thỏa thuận phân chia di sản (đã công chứng).

• Bản sao hồ sơ công chứng (nếu có yêu cầu).

Nếu di sản là bất động sản, người được thừa kế phải mang văn bản này đến Văn phòng đăng ký đất đai để sang tên quyền sử dụng đất theo Điều 95 Luật Đất đai 2013 (hiện hành).

>>> Xem thêm: Nếu bạn đang cần hoàn tất hồ sơ sang tên trong tuần này, hãy chọn dịch vụ sổ đỏ để được hỗ trợ ưu tiên.

3. Ví dụ minh họa thực tế 🧾

Tình huống thực tế:
Bà Nguyễn Thị Mai mất năm 2023, để lại một căn nhà tại Quận 7, TP.HCM đứng tên bà. Ba người con của bà gồm Anh A, Chị B và Anh C muốn thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản để chia phần di sản theo tỷ lệ 2:1:1.

Cả ba đến Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ, mang theo:

• Giấy chứng tử của bà Mai.

• Sổ đỏ căn nhà.

• Giấy khai sinh của 3 người con.

• CCCD bản gốc của từng người.

Sau khi kiểm tra, công chứng viên xác nhận hồ sơ hợp lệ, lập văn bản phân chia di sản và chứng nhận trong cùng ngày.
Anh A nhận 1/2 giá trị căn nhà, Chị B và Anh C mỗi người 1/4.
Văn bản được dùng để sang tên quyền sử dụng đất cho từng người theo tỷ lệ thỏa thuận.

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản ⚠️

• ✅ Tất cả người thừa kế phải có mặt trực tiếp khi ký công chứng (trừ trường hợp có giấy ủy quyền hợp pháp).

• ✅ Nếu có người ở nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ và chữ ký trước khi công chứng tại Việt Nam.

• ✅ Tài sản đang tranh chấp hoặc bị kê biên thi hành án sẽ không được công chứng.

• ✅ Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và hiệu lực thi hành tương đương hợp đồng được Tòa án công nhận.

>>> Xem thêm: Cần công chứng hợp đồng mua bán? Đừng quên liên hệ Dịch vụ công chứng để được hỗ trợ tận nơi.

5. Kết luận 🌿

Như vậy, quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản gồm 05 bước: chuẩn bị hồ sơ, nộp và kiểm tra hồ sơ, ký văn bản, công chứng chứng nhận, nhận kết quả và sang tên tài sản.
Việc nắm rõ từng bước giúp người thừa kế tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện công chứng hợp đồng bảo lãnh

>>> Phân biệt hợp đồng ở nhờ và hợp đồng mượn tài sản

>>> Làm rõ hiệu lực pháp lý của Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng theo luật dân sự.

>>> Xe đứng tên người đã mất – có thể Công chứng mua bán xe không?

>>> Sự khác biệt giữa hợp đồng thuê nhà viết tay và Mẫu hợp đồng cho thuê nhà có công chứng.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com