Tiêu hủy hồ sơ công chứng: Điều kiện và trình tự

Hồ sơ công chứng là nguồn dữ liệu pháp lý có giá trị đặc biệt, phản ánh toàn bộ quá trình xác lập và chứng nhận tính hợp pháp của các giao dịch dân sự. Pháp luật không chỉ quy định chặt chẽ về nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng mà còn đặt ra những điều kiện nghiêm ngặt đối với việc tiêu hủy loại hồ sơ này. Việc tiêu hủy hồ sơ công chứng chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu luật định; mọi hành vi tiêu hủy trái quy định đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết các điều kiện tiêu hủy hồ sơ công chứng theo pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng tại văn phòng công chứng

1. Hồ sơ công chứng có được tiêu hủy hay không?

1.1. Nguyên tắc chung về lưu trữ hồ sơ công chứng

Theo “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng là loại hồ sơ nghiệp vụ đặc thù, phải được lưu trữ bắt buộc trong thời hạn dài nhằm bảo đảm:

• Giá trị chứng cứ của văn bản công chứng;

• Quyền, lợi ích hợp pháp của các bên;

• Cơ sở pháp lý cho việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố tụng.

“Điều 61 Luật Công chứng 2014” quy định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng ít nhất 20 năm kể từ ngày công chứng.

1.2. Tiêu hủy hồ sơ công chứng là ngoại lệ có điều kiện

Việc tiêu hủy hồ sơ công chứng không phải là quyền tùy nghi của văn phòng công chứng, mà chỉ được thực hiện sau khi đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ lưu trữ và đáp ứng các điều kiện luật định. Do đó, tiêu hủy hồ sơ công chứng là một ngoại lệ pháp lý, phải được kiểm soát chặt chẽ.

2. Điều kiện thứ nhất: Hồ sơ công chứng đã hết thời hạn lưu trữ theo luật

2.1. Thời hạn lưu trữ là điều kiện tiên quyết

Điều kiện đầu tiên và quan trọng nhất để được tiêu hủy hồ sơ công chứng là hồ sơ đó đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Theo “Luật Công chứng 2014”:

• Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tối thiểu 20 năm;

• Trong thời gian này, hồ sơ không được tiêu hủy dưới bất kỳ hình thức nào, kể cả lý do kho lưu trữ quá tải hay chuyển địa điểm hoạt động.

2.2. Không được rút ngắn thời hạn lưu trữ

Pháp luật không cho phép tổ chức hành nghề công chứng tự ý rút ngắn thời hạn lưu trữ hồ sơ, kể cả trong trường hợp:

• Văn phòng công chứng giải thể, chấm dứt hoạt động;

• Chuyển đổi loại hình tổ chức hành nghề công chứng;

• Thay đổi địa điểm trụ sở.

Trong các trường hợp này, hồ sơ phải được bàn giao theo đúng trình tự, không được tiêu hủy.

>>> Xem thêm: Các bước chuẩn bị hồ sơ khi sử dụng dịch vụ sổ đỏ sang tên nhà đất

3. Điều kiện thứ hai: Hồ sơ không còn liên quan đến tranh chấp, khiếu nại, tố tụng

3.1. Hồ sơ đang có tranh chấp không được tiêu hủy

Ngay cả khi đã hết thời hạn lưu trữ, hồ sơ công chứng vẫn không được tiêu hủy nếu:

• Đang là chứng cứ trong vụ án tại Tòa án;

• Đang được sử dụng để giải quyết khiếu nại, tố cáo;

• Có yêu cầu cung cấp hồ sơ từ cơ quan có thẩm quyền.

Việc tiêu hủy hồ sơ trong các trường hợp này có thể bị coi là xâm phạm hoạt động tố tụng và làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của các bên.

3.2. Nghĩa vụ kiểm tra tình trạng pháp lý của hồ sơ trước khi tiêu hủy

Trước khi quyết định tiêu hủy, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

• Rà soát tình trạng pháp lý của từng hồ sơ;

• Xác nhận hồ sơ không còn nghĩa vụ cung cấp, đối chiếu;

• Bảo đảm không có tranh chấp tiềm ẩn đang được cơ quan có thẩm quyền xem xét.

4. Điều kiện thứ ba: Việc tiêu hủy phải đúng trình tự, thủ tục theo quy định

4.1. Có quyết định và biên bản tiêu hủy hợp lệ

Tiêu hủy hồ sơ công chứng chỉ được thực hiện khi:

• Có quyết định tiêu hủy của người có thẩm quyền trong tổ chức hành nghề công chứng;

• Lập biên bản tiêu hủy, ghi rõ danh mục hồ sơ, thời gian, phương thức tiêu hủy;

• Có người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc tiêu hủy.

Việc tiêu hủy không lập biên bản hoặc không xác định rõ trách nhiệm được xem là tiêu hủy trái quy định.

>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? đối với tài sản hình thành từ dự án

4.2. Bảo đảm an toàn thông tin và bí mật nội dung công chứng

Hồ sơ công chứng chứa nhiều thông tin cá nhân, tài sản, giao dịch dân sự. Do đó, khi tiêu hủy, tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm:

• Không để lộ thông tin bí mật;

• Không làm phát tán dữ liệu;

• Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu và bí mật nghề nghiệp.

5. Điều kiện thứ tư: Không có yêu cầu lưu trữ lâu dài theo quy định chuyên ngành

Một số loại hồ sơ công chứng, đặc biệt là hồ sơ liên quan đến:

• Giao dịch nhà đất;

• Thừa kế, di chúc;

• Tài sản có giá trị lớn;

trên thực tế thường được cơ quan quản lý nhà nước khuyến nghị lưu trữ lâu dài hơn để bảo đảm an toàn pháp lý. Trong những trường hợp này, việc tiêu hủy cần được cân nhắc thận trọng và tuân thủ hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

6. Hậu quả pháp lý nếu tiêu hủy hồ sơ công chứng không đáp ứng đủ điều kiện

Nếu việc tiêu hủy hồ sơ công chứng không đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải đối mặt với:

• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo “Luật Công chứng 2014” và “Bộ luật Dân sự 2015”;

• Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp;

• Trách nhiệm kỷ luật đối với công chứng viên, người quản lý hồ sơ;

• Rủi ro pháp lý nghiêm trọng khi phát sinh tranh chấp tại Tòa án.

Kết luận

Tiêu hủy hồ sơ công chứng là hoạt động pháp lý có điều kiện, chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thời hạn lưu trữ, tình trạng pháp lý của hồ sơ và trình tự, thủ tục tiêu hủy theo luật định. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện này không chỉ giúp tổ chức hành nghề công chứng tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần bảo đảm giá trị chứng cứ lâu dài của các giao dịch đã được công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như tại văn phòng không

>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất

>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức

>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com