Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHồ sơ công chứng không chỉ là tài liệu nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý đặc biệt quan trọng trong việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khi phát sinh tranh chấp. Pháp luật quy định chặt chẽ về thời hạn, điều kiện và trình tự tiêu hủy hồ sơ công chứng nhằm bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của các giao dịch đã được công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn tồn tại trường hợp hồ sơ công chứng bị tiêu hủy trái quy định, gây ra nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Bài viết này phân tích toàn diện các hậu quả pháp lý phát sinh từ hành vi tiêu hủy hồ sơ công chứng không đúng luật.
>>> Xem thêm: Có thể kiểm tra tính pháp lý hợp đồng tại văn phòng công chứng?
1. Nghĩa vụ pháp lý về lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ công chứng
1.1. Hồ sơ công chứng là đối tượng phải lưu trữ bắt buộc
Theo “Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc tiếp nhận yêu cầu, thẩm tra, lập và chứng nhận văn bản công chứng. Đây là loại hồ sơ đặc thù, được pháp luật yêu cầu lưu trữ trong thời hạn dài để phục vụ quản lý nhà nước và giải quyết tranh chấp.
“Điều 61 Luật Công chứng 2014” quy định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn theo thời hạn luật định.
1.2. Tiêu hủy hồ sơ công chứng chỉ được thực hiện trong điều kiện luật cho phép
Pháp luật chỉ cho phép tiêu hủy hồ sơ công chứng khi:
-
Đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định;
-
Việc tiêu hủy được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục nội bộ và quy định pháp luật về lưu trữ;
-
Có quyết định, biên bản tiêu hủy hợp lệ.
Mọi hành vi tiêu hủy hồ sơ công chứng khi chưa đủ điều kiện hoặc không đúng trình tự đều bị coi là tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định.
2. Tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định là hành vi vi phạm pháp luật
Việc tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định thể hiện ở các hành vi như:
-
Tiêu hủy hồ sơ khi chưa hết thời hạn lưu trữ;
-
Tiêu hủy không lập biên bản, không có quyết định hợp lệ;
-
Tiêu hủy nhằm che giấu sai phạm trong hoạt động công chứng;
-
Tiêu hủy do quản lý lỏng lẻo, thiếu trách nhiệm.
Những hành vi này xâm phạm trực tiếp đến chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng – một chế độ pháp lý mang tính bắt buộc và bảo vệ lợi ích công cộng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian cho khách hàng
3. Hậu quả pháp lý đối với giá trị chứng cứ của giao dịch công chứng
3.1. Ảnh hưởng đến khả năng chứng minh tại Tòa án
Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để Tòa án:
-
Xác minh năng lực hành vi dân sự của người ký;
-
Làm rõ ý chí tự nguyện khi giao kết;
-
Kiểm tra trình tự, thủ tục công chứng.
Khi hồ sơ công chứng bị tiêu hủy trái quy định, Tòa án mất đi nguồn chứng cứ gốc để đánh giá tính hợp pháp của văn bản công chứng. Điều này có thể:
-
Làm suy yếu khả năng chứng minh của các bên;
-
Kéo dài thời gian giải quyết vụ án;
-
Gây khó khăn trong việc xác định sự thật khách quan.
3.2. Gia tăng nguy cơ tranh chấp và rủi ro pháp lý
Việc không còn hồ sơ lưu trữ khiến các bên dễ phát sinh tranh chấp về:
-
Hiệu lực hợp đồng;
-
Ý chí tự nguyện;
-
Tính hợp pháp của giao dịch.
Trong nhiều trường hợp, chính việc tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định trở thành nguyên nhân gián tiếp làm phát sinh tranh chấp mới.
4. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
4.1. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra cho người yêu cầu công chứng và các chủ thể liên quan.
Nếu việc tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định gây thiệt hại thực tế (chi phí tố tụng, mất cơ hội giao dịch, thiệt hại tài sản…), văn phòng công chứng có thể phải bồi thường theo quy định của “Bộ luật Dân sự 2015”.
>>> Xem thêm: Mất bao lâu để hoàn thành một hồ sơ dịch thuật công chứng?
4.2. Trách nhiệm hành chính
Hành vi tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, với các hình thức:
-
Phạt tiền;
-
Buộc khôi phục hồ sơ (nếu có thể);
-
Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả khác theo luật định.
5. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên và người quản lý hồ sơ
Nếu việc tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định xuất phát từ lỗi cá nhân, người vi phạm có thể phải:
-
Chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định về hành nghề công chứng;
-
Bồi hoàn thiệt hại cho tổ chức hành nghề công chứng;
-
Chịu trách nhiệm dân sự độc lập nếu có căn cứ pháp luật.
Trong trường hợp hành vi tiêu hủy hồ sơ nhằm che giấu sai phạm nghiêm trọng, trách nhiệm pháp lý còn có thể được xem xét ở mức độ cao hơn theo quy định của pháp luật có liên quan.
6. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ:
Văn phòng công chứng A tiến hành tiêu hủy một số hồ sơ công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với lý do “kho lưu trữ quá tải”, trong khi các hồ sơ này chưa hết thời hạn lưu trữ theo luật. Khi phát sinh tranh chấp đất đai, Tòa án yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng nhưng văn phòng không thể đáp ứng.
Hậu quả là vụ án bị kéo dài, đương sự phát sinh chi phí tố tụng và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Trong trường hợp này, Văn phòng công chứng A có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường và xử phạt vi phạm hành chính do tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định.
Kết luận
Tiêu hủy hồ sơ công chứng trái quy định là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, xâm phạm trực tiếp đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng và quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan. Hành vi này không chỉ làm phát sinh rủi ro trong giải quyết tranh chấp tại Tòa án mà còn kéo theo trách nhiệm bồi thường, trách nhiệm hành chính và trách nhiệm cá nhân đối với công chứng viên, người quản lý hồ sơ. Do đó, tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn pháp lý lâu dài cho các giao dịch đã được công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như tại văn phòng không
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com