Việc thay đổi tên là thủ tục pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến các giấy tờ cá nhân như CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh, và các hồ sơ liên quan. Khi thực hiện công chứng giấy đổi tên, nhiều người băn khoăn không biết khi nào cần kèm bản dịch để hồ sơ được chấp nhận, đặc biệt khi nộp cho cơ quan nước ngoài hoặc làm thủ tục hành chính quốc tế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật, các trường hợp cần bản dịch, và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng cách để hồ sơ công chứng giấy đổi tên hợp pháp và hiệu quả.

>>> Xem thêm: Cảnh giác lừa đảo giả danh văn phòng công chứng: Cách nhận biết

1. Giấy đổi tên là gì và khi nào cần công chứng?

• Giấy đổi tên là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp xác nhận việc thay đổi họ tên của công dân theo quy định của Luật Hộ tịch 2014.

• Thủ tục công chứng giấy đổi tên thường áp dụng khi:

  • Nộp hồ sơ cho cơ quan nước ngoài (visa, học tập, lao động)

  • Chứng thực giao dịch, hợp đồng có liên quan đến tên mới

  • Cập nhật hồ sơ pháp lý, ngân hàng, bảo hiểm hoặc các thủ tục hành chính trong nước

Tại sao phải công chứng giấy đổi tên?

• Xác thực bản sao đúng với bản chính

• Đảm bảo hồ sơ hợp pháp khi nộp cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước

• Ngăn ngừa rủi ro tranh chấp về danh tính và quyền lợi pháp lý

>>> Xem thêm: Top 10 lưu ý khi công chứng mua bán nhà không thể bỏ qua

2. Khi nào cần kèm bản dịch giấy đổi tên?

2.1. Công chứng giấy đổi tên trong nước

• Nếu hồ sơ chỉ sử dụng trong phạm vi Việt Nam, thường chỉ cần bản sao công chứng từ giấy đổi tên gốc.

• Bản dịch không bắt buộc, trừ khi cơ quan yêu cầu hồ sơ bằng tiếng nước ngoài.

2.2. Công chứng giấy đổi tên cho hồ sơ nước ngoài

• Khi hồ sơ nộp cho đại sứ quán, lãnh sự quán hoặc cơ quan nước ngoài:

  • Bản dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ yêu cầu thường bắt buộc.

  • Bản dịch phải trùng khớp 100% với nội dung bản chính và được công chứng hợp pháp.

2.3. Khi cần cả bản sao công chứng và bản dịch

• Một số trường hợp như hồ sơ visa, thủ tục học tập, lao động quốc tế:

  • Cần bản sao công chứng để xác thực với cơ quan trong nước

  • Kèm bản dịch công chứng để nộp cho cơ quan nước ngoài

>>> Xem thêm: Những thay đổi pháp lý mới về Công chứng di chúc bạn cần biết

3. Hồ sơ chuẩn để công chứng giấy đổi tên

Theo Luật Công chứng 2014 và Thông tư 01/2021/TT-BTP:

1. Bản gốc giấy đổi tên còn nguyên vẹn, không rách, nhòe chữ

2. Bản sao để công chứng

3. Bản dịch công chứng nếu hồ sơ yêu cầu sử dụng tiếng nước ngoài

4. Giấy tờ cá nhân: CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực

5. Văn bản ủy quyền nếu người đi công chứng không phải chủ giấy tờ

>>> Xem thêm: Cách giải quyết tranh chấp thừa kế với thủ tục công chứng thừa kế

4. Quy trình công chứng giấy đổi tên

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: bản gốc, bản sao, bản dịch (nếu cần), giấy tờ tùy thân, văn bản ủy quyền nếu áp dụng

2. Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng: UBND cấp xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng

3. Đối chiếu bản chính và bản sao: công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, dấu mộc, chữ ký

4. Ghi lời chứng và đóng dấu: xác nhận bản sao hoặc bản dịch đúng với bản chính

5. Nhận kết quả: thường trong vòng 5–10 phút nếu hồ sơ hợp lệ, trừ trường hợp cần xác minh thêm

5. Nguyên nhân hồ sơ bị từ chối

• Bản gốc giấy đổi tên rách, nhòe, tẩy xóa

• Bản dịch không trùng khớp với nội dung gốc

• Thiếu giấy tờ đi kèm: CCCD, hộ chiếu, văn bản ủy quyền

• Hồ sơ nộp nước ngoài nhưng không có bản dịch công chứng hợp pháp

6. Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra tên mới, ngày cấp, cơ quan cấp trên giấy đổi tên

• Nếu hồ sơ nộp cho nước ngoài → bắt buộc có bản dịch công chứng

• Chuẩn bị đầy đủ bản sao, bản chính, bản dịch để hồ sơ được chấp nhận ngay lần đầu

• Thời gian xử lý có thể kéo dài nếu cần xác minh tại cơ quan cấp giấy đổi tên

7. Kết luận

Việc công chứng giấy đổi tên có thể thực hiện bằng bản sao công chứng từ giấy gốc trong nước, nhưng khi nộp hồ sơ cho cơ quan nước ngoài hoặc hồ sơ quốc tế, bản dịch công chứng thường bắt buộc. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bản gốc nguyên vẹn, bản sao và bản dịch chính xác sẽ giúp hồ sơ hợp pháp, được chấp nhận nhanh chóng, tránh rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com