Công chứng giấy tờ gốc có bị giữ lại không?

Nhiều người băn khoăn liệu giấy tờ gốc có bị giữ lại khi công chứng hay không. Đây là câu hỏi quan trọng vì giấy tờ gốc thường là tài sản pháp lý duy nhất để chứng minh quyền sở hữu. Bài viết sẽ làm rõ quy định pháp luật, thực tiễn và những điều cần lưu ý để bạn yên tâm thực hiện thủ tục công chứng.

>>> Xem thêm: Không phải ai cũng biết cách công chứng giấy tờ đúng luật, bạn đã thử chưa?

1. Quy định pháp luật về giữ giấy tờ khi công chứng

Theo Khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, khi chứng thực bản sao, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Điều 37 Luật Công chứng 2014 cũng quy định công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra tính xác thực của giấy tờ gốc trước khi chứng nhận.

Như vậy, việc giữ giấy tờ khi công chứng không được quy định là bắt buộc. Công chứng viên chỉ có quyền giữ bản gốc trong một số trường hợp nhất định (ví dụ lưu hồ sơ hoặc phục vụ điều tra, tranh chấp).

>>> Xem thêm: Danh sách website các văn phòng công chứng uy tín nhất tại Hà Nội?

2. Thực tế việc giữ giấy tờ khi công chứng như thế nào?

2.1. Khi nào không giữ giấy tờ gốc

• Đối với chứng thực bản sao, công chứng viên chỉ đối chiếu và trả lại bản gốc ngay sau khi chứng thực.

• Đối với công chứng hợp đồng, các giấy tờ gốc như sổ đỏ, CMND, hộ khẩu… cũng sẽ được trả lại sau khi lập xong hợp đồng, công chứng viên sẽ lưu bản sao có chứng thực vào hồ sơ lưu trữ.

2.2. Khi nào giấy tờ gốc có thể bị tạm giữ

Trong một số giao dịch đặc thù, giấy tờ gốc có thể bị giữ tạm thời:

• Để phục vụ thủ tục đăng bộ, sang tên sổ đỏ tại Văn phòng Đăng ký đất đai.

• Khi có tranh chấp, cơ quan điều tra có quyền thu giữ giấy tờ gốc để xác minh.

Lưu ý: Văn phòng công chứng không có quyền tự ý giữ giấy tờ gốc lâu dài nếu không có lý do chính đáng hoặc sự đồng ý của người sở hữu.

3. Ví dụ minh họa về giữ giấy tờ khi công chứng

Ví dụ 1:
Anh A đến Phòng công chứng X để công chứng bản sao hộ khẩu. Công chứng viên đối chiếu bản gốc và trả lại ngay lập tức. Chỉ giữ lại bản sao để đóng dấu chứng thực.

Ví dụ 2:
Chị B bán đất cho anh C, đôi bên ký hợp đồng công chứng. Văn phòng công chứng photo sổ đỏ để lưu hồ sơ, trả sổ đỏ gốc cho chị B. Sau đó, khi làm thủ tục sang tên tại Văn phòng Đăng ký đất đai, cán bộ tiếp nhận hồ sơ mới giữ sổ đỏ gốc để đổi sang sổ mới mang tên người mua.

>>> Xem thêm: Bí quyết tiết kiệm thời gian khi làm dịch thuật công chứng cho giấy tờ du học

4. Lưu ý để tránh rủi ro khi giao giấy tờ gốc

4.1. Chỉ công chứng tại đơn vị được cấp phép

• Nên chọn Văn phòng công chứng uy tín, tra cứu thông tin tại website Sở Tư pháp.

4.2. Hỏi rõ việc lưu giữ giấy tờ

• Trước khi nộp hồ sơ, nên hỏi công chứng viên giấy tờ gốc sẽ được giữ lại hay trả ngay sau khi xong thủ tục.

4.3. Giữ biên nhận nếu phải để lại giấy tờ

• Nếu buộc phải để lại bản gốc (ví dụ để làm thủ tục sang tên), hãy yêu cầu biên nhận ghi rõ loại giấy tờ, số lượng và mục đích giữ.

Xem thêm:

>>> Công chứng giấy tờ online – Thực hư ra sao?

>>> Giấy tờ công chứng cần chuẩn bị: Để công chứng hợp đồng vay tiền không mất thời gian

Kết luận

Việc giữ giấy tờ khi công chứng chỉ là tạm thời để đối chiếu hoặc phục vụ thủ tục đăng ký sang tên. Bạn có quyền yêu cầu trả lại giấy tờ gốc ngay sau khi công chứng viên hoàn tất nghiệp vụ. Đừng giao giấy tờ gốc cho bất kỳ bên môi giới, cá nhân trung gian nào để tránh rủi ro mất mát.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán. Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669

Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Email: ccnguyenhue165@gmail.com