Khi làm thủ tục hành chính hoặc giao dịch tại Việt Nam, nhiều người mang hộ chiếu nước ngoài băn khoăn không biết có cần công chứng hộ chiếu nước ngoài hay phải kèm theo bản dịch công chứng. Việc hiểu đúng quy định về công chứng và dịch thuật giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, tránh bị trả lại nhiều lần. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình công chứng, yêu cầu bản dịch và các lưu ý quan trọng theo đúng luật hiện hành, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán ô tô tại văn phòng công chứng

1. Hộ chiếu nước ngoài có cần công chứng khi nộp hồ sơ Việt Nam không?

Theo Điều 77 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật Công chứng 2014:

• Các giấy tờ, văn bản do cơ quan nước ngoài cấp muốn sử dụng tại Việt Nam phải được chứng thực hoặc công chứng bản sao hợp pháp.

• Hộ chiếu nước ngoài là giấy tờ xác nhận nhân thân, do đó nếu muốn nộp hồ sơ tại cơ quan Việt Nam (ngân hàng, cơ quan nhà nước, văn phòng công chứng…), cần công chứng bản sao từ bản chính.

• Một số hồ sơ đặc thù còn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài.

👉 Kết luận: Có, cần công chứng hoặc chứng thực bản sao từ hộ chiếu nước ngoài để hồ sơ được chấp nhận.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý nhanh khi công chứng mua bán nhà có vấn đề

2. Có cần bản dịch công chứng hộ chiếu nước ngoài không?

2.1. Khi nào cần bản dịch công chứng

Theo Điều 3, Thông tư 01/2021/TT-BTP:

• Các văn bản, giấy tờ nước ngoài không bằng tiếng Việt khi sử dụng tại Việt Nam phải kèm theo bản dịch ra tiếng Việt.

• Bản dịch có thể được công chứng hoặc chứng thực theo Luật Công chứng 2014.

Ví dụ các hồ sơ sau thường cần bản dịch:

• Hộ chiếu để làm hợp đồng nhà đất, công chứng nhà đất

• Hộ chiếu để nộp hồ sơ thừa kế, di sản

• Hộ chiếu nộp xin cấp visa, giấy phép lao động tại Việt Nam

• Hộ chiếu dùng để làm hợp đồng, ủy quyền, chứng thực pháp lý

2.2. Khi nào không cần bản dịch

• Hộ chiếu chỉ dùng để xác minh nhân thân nhưng cơ quan chấp nhận nguyên bản tiếng nước ngoài.

• Trường hợp này rất hiếm, thường là cơ quan hoặc ngân hàng có nhân viên biết ngoại ngữ và được chấp nhận.

>>> Xem thêm: An toàn hơn khi dùng Công chứng di chúc tại nhà nếu bạn có nhiều bất động sản

3. Hồ sơ công chứng hộ chiếu nước ngoài tại Việt Nam

Để công chứng bản sao hộ chiếu nước ngoài, bạn cần chuẩn bị:

1. Hộ chiếu bản chính (còn hiệu lực, không rách nát)

2. Bản photocopy hộ chiếu để công chứng

3. Bản dịch công chứng tiếng Việt (nếu hồ sơ yêu cầu)

4. Giấy tờ tùy thân: CCCD, CMND hoặc Hộ chiếu Việt Nam (nếu có) để đối chiếu nhân thân

5. Văn bản ủy quyền nếu người đi công chứng không phải chủ hộ chiếu

>>> Xem thêm: Nên chọn công chứng viên nào cho thủ tục thừa kế nhà đất?

4. Quy trình công chứng hộ chiếu nước ngoài

Bước 1: Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã/phường

• Xuất trình bản chính và bản photo.

• Nộp bản dịch tiếng Việt nếu cần.

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra

• Kiểm tra dấu, chữ ký và thông tin nhân thân.

• Đối chiếu bản photo và bản dịch với bản chính.

Bước 3: Ghi lời chứng và đóng dấu

• Công chứng viên xác nhận “bản sao đúng với bản chính”

• Đóng dấu công chứng và ký tên

Bước 4: Nhận kết quả

• Thường nhận trong 5–10 phút nếu hồ sơ hợp lệ

• Trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc cần dịch thuật hợp pháp hóa → thời gian có thể kéo dài 1–3 ngày

5. Hợp pháp hóa lãnh sự (nếu hồ sơ dùng cho nước ngoài)

• Nếu hộ chiếu nước ngoài được cấp tại quốc gia khác, muốn sử dụng tại cơ quan Việt Nam ở nước ngoài hoặc phía nước ngoài chấp nhận → phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

• Quá trình gồm:

  1. Xác nhận của cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài

  2. Dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam nếu cần

  3. Đối chiếu với hồ sơ gốc khi nộp

6. Lưu ý quan trọng khi công chứng hộ chiếu nước ngoài

• Bản gốc phải còn nguyên vẹn, không tẩy xóa hoặc rách.

• Bản dịch tiếng Việt phải đúng nghĩa và công chứng.

• Thông tin nhân thân phải khớp với giấy tờ Việt Nam khác (nếu nộp tại cơ quan hành chính).

• Trường hợp nộp hồ sơ thừa kế, nhà đất, ủy quyền → nên mang bản sao công chứng và bản dịch để phòng trường hợp cơ quan yêu cầu.

• Kiểm tra thời hạn hiệu lực hộ chiếu, nhiều cơ quan yêu cầu còn hạn ít nhất 6 tháng.

7. Kết luận

Việc công chứng hộ chiếu nước ngoài khi nộp hồ sơ tại Việt Nam là cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ. Trong hầu hết trường hợp, bạn cũng cần kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt để hồ sơ được chấp nhận. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bản chính và bản dịch hợp lệ sẽ giúp thủ tục nhanh chóng, tránh rủi ro bị từ chối và đảm bảo các giao dịch, thủ tục hành chính diễn ra thuận lợi.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com