Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa, nhiều người thắc mắc liệu công chứng thư mời xin visa có cần sử dụng mẫu chính thức hay không. Việc hiểu đúng về yêu cầu này giúp hồ sơ không bị từ chối, tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy định pháp luật về công chứng thư mời, các loại mẫu được chấp nhận và các lưu ý quan trọng để hồ sơ xin visa của bạn được chấp nhận ngay lần đầu.

>>> Xem thêm: Làm giấy tờ nhà nên đến văn phòng công chứng hay phòng tài nguyên môi trường?

1. Thư mời xin visa là gì? Khi nào cần công chứng?

Theo quy định của các cơ quan xuất nhập cảnh và hướng dẫn từ Bộ Ngoại giao:

• Thư mời xin visa là văn bản do cá nhân, tổ chức tại nước ngoài gửi cho người muốn nhập cảnh, xác nhận mời sang nước họ với mục đích du lịch, công tác, học tập, thăm thân.

• Khi nộp hồ sơ tại Việt Nam hoặc đại sứ quán, thư mời thường phải được công chứng hoặc chứng thực để xác thực tính pháp lý và tránh gian lận.

Các trường hợp cần công chứng thư mời:

• Xin visa du lịch, công tác, thăm thân tại các nước có yêu cầu.

• Hồ sơ xin giấy phép lao động, học bổng hoặc chương trình trao đổi.

• Các thủ tục hành chính yêu cầu xác nhận mời nhập cảnh từ tổ chức nước ngoài.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chuẩn bị thủ tục công chứng mua bán nhà nhanh chóng

2. Có yêu cầu mẫu chính thức cho thư mời không?

2.1. Quy định về mẫu thư mời

Hiện nay, hầu hết các nước không bắt buộc sử dụng mẫu cố định, nhưng thư mời cần đảm bảo các thông tin tối thiểu:

1. Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, hộ chiếu của người được mời.

2. Thông tin người gửi/thư mời: họ tên, địa chỉ, chức vụ (nếu là tổ chức), số điện thoại liên lạc.

3. Mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú, nơi ở dự kiến.

4. Cam kết của người mời về việc bảo đảm cho người được mời (nếu cần).

5. Chữ ký và dấu (nếu là tổ chức) của người gửi thư mời.

>>> Xem thêm: Cách đánh giá giá trị tài sản trước khi công chứng Di chúc

2.2. Khi nào nên dùng mẫu chính thức

• Một số đại sứ quán hoặc lãnh sự quán yêu cầu mẫu thư mời theo quy định riêng.

• Ví dụ: thư mời đi công tác từ doanh nghiệp, thư mời học tập từ trường đại học nước ngoài.

• Khi không có mẫu chính thức, thư mời vẫn được chấp nhận nếu đầy đủ thông tin theo mục 2.1 và được công chứng hợp pháp.

3. Hồ sơ công chứng thư mời xin visa

Theo Luật Công chứng 2014 và hướng dẫn thực hiện thủ tục:

3.1. Bản gốc thư mời

• Do cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài cấp.

• Có chữ ký hợp pháp, dấu mộc (nếu là tổ chức).

3.2. Bản dịch công chứng sang tiếng Việt

• Khi nộp hồ sơ tại Việt Nam, đại sứ quán hoặc cơ quan nhà nước thường yêu cầu bản dịch công chứng.

• Bản dịch phải đảm bảo trùng khớp 100% nội dung với bản gốc.

3.3. Giấy tờ cá nhân

• CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực của người nộp hồ sơ để đối chiếu.

3.4. Văn bản ủy quyền (nếu nộp thay người khác)

• Khi người đi công chứng không phải chủ thư mời.

>>> Xem thêm: Cách làm văn bản xác định đại diện thừa kế hợp pháp – công chứng thừa kế

4. Quy trình công chứng thư mời xin visa

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: bản gốc, bản dịch công chứng, giấy tờ cá nhân, văn bản ủy quyền nếu cần.

2. Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng: tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp xã/phường.

3. Đối chiếu bản chính: công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, dấu, chữ ký.

4. Ghi lời chứng và đóng dấu công chứng: xác nhận bản sao hoặc bản dịch đúng với bản chính.

5. Nhận kết quả: thường trong vòng 5–10 phút nếu hồ sơ hợp lệ; trường hợp phức tạp có thể kéo dài 1–3 ngày.

5. Nguyên nhân hồ sơ công chứng thư mời bị từ chối

5.1. Bản gốc không hợp pháp

• Chưa có chữ ký hoặc dấu mộc (với tổ chức).

• Văn bản bị rách, tẩy xóa hoặc không rõ thông tin.

5.2. Bản dịch không chính xác

• Thiếu thông tin, dịch sai tên, ngày tháng, mục đích chuyến đi.

5.3. Thiếu giấy tờ đi kèm

• Không cung cấp CCCD/hộ chiếu hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp.

5.4. Không đáp ứng yêu cầu của đại sứ quán

• Một số quốc gia yêu cầu mẫu thư mời theo form riêng, nếu nộp không đúng mẫu → bị trả lại.

6. Lưu ý quan trọng khi công chứng thư mời xin visa

• Kiểm tra thông tin trên thư mời: họ tên, hộ chiếu, mục đích, thời gian lưu trú.

• Đảm bảo bản gốc còn nguyên vẹn, có chữ ký/dấu mộc hợp pháp.

• Bản dịch công chứng phải trùng khớp với bản gốc.

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền nếu cần.

• Liên hệ trước với đại sứ quán hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ để biết có yêu cầu mẫu chính thức hay không.

7. Kết luận

Việc công chứng thư mời xin visa không bắt buộc phải theo mẫu chính thức, trừ khi đại sứ quán yêu cầu, nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin và công chứng hợp pháp. Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, bản dịch chính xác và giấy tờ đi kèm đầy đủ sẽ giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, tránh rủi ro bị trả lại và tiết kiệm thời gian, chi phí cho người xin visa.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com