Hồ sơ, giấy tờ cần thiết khi công chứng hợp đồng mua bán xe

Khi thực hiện mua bán ô tô, xe máy, nhiều người chỉ quan tâm đến giá cả, thủ tục sang tên mà quên mất một khâu vô cùng quan trọng: công chứng hợp đồng mua bán xe. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán. Vậy cần chuẩn bị những giấy tờ gì, thủ tục ra sao, chi phí công chứng hợp đồng xe được tính thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước theo quy định mới nhất.

>>> Xem thêm: Chi phí công chứng nhà đất tại văn phòng công chứng năm 2025

Căn cứ pháp lý về công chứng hợp đồng mua bán xe

Hiện nay, các quy định liên quan đến việc công chứng hợp đồng xe được điều chỉnh bởi:

• Luật Công chứng năm 2014;

• Bộ luật Dân sự năm 2015;

• Thông tư 58/2020/TT-BCA của Bộ Công an quy định về quy trình đăng ký xe;

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.

Theo khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013 (áp dụng tương tự nguyên tắc về công chứng tài sản), các giao dịch dân sự có giá trị tài sản lớn đều nên được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực, để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp.
Đối với xe ô tô, mô tô, việc công chứng hợp đồng là bắt buộc nếu hai bên không thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã.

>>> Xem thêm: Công chứng uỷ quyền uỷ quyền kinh doanh – vấn đề cần chú ý

Khi nào phải công chứng hợp đồng mua bán xe?

Theo quy định, hợp đồng mua bán xe phải được công chứng hoặc chứng thực trong các trường hợp:

• Xe đứng tên cá nhân, hộ gia đình (không phải xe thuộc doanh nghiệp);

• Giao dịch được thực hiện bằng hợp đồng viết tay hoặc bản in không có dấu pháp nhân;

• Hai bên muốn đảm bảo tính pháp lý và có căn cứ để sang tên, đăng ký xe.

Trường hợp mua bán qua đại lý, showroom, công ty (đã có hóa đơn giá trị gia tăng – VAT), thì không cần công chứng mà chỉ cần hóa đơn và giấy tờ nguồn gốc xe.

Hồ sơ, giấy tờ cần thiết khi công chứng hợp đồng mua bán xe

Để công chứng hợp đồng mua bán xe, người mua và người bán cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

Giấy tờ của bên bán:

• Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực;

• Sổ hộ khẩu (hoặc thông tin cư trú điện tử);

• Giấy đăng ký xe (cà-vẹt gốc);

• Sổ đăng kiểm (đối với ô tô);

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xe (ví dụ: hóa đơn mua xe, chứng từ lệ phí trước bạ…);

• Giấy tờ xác nhận tình trạng hôn nhân (để xác định tài sản chung/riêng).

Giấy tờ của bên mua:

• CCCD/hộ chiếu;

• Sổ hộ khẩu hoặc thông tin cư trú;

• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (nếu xe được đăng ký là tài sản chung vợ chồng).

Giấy tờ về phương tiện giao dịch:

• Hợp đồng mua bán xe (do công chứng viên soạn hoặc hai bên tự chuẩn bị theo mẫu);

• Giấy hẹn đăng ký xe (nếu vừa mua xe mới);

• Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác thay mặt công chứng hoặc ký kết hợp đồng).

Quy trình công chứng hợp đồng mua bán xe

Thủ tục công chứng được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Hai bên thống nhất giá bán, soạn thảo hợp đồng và mang toàn bộ giấy tờ đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng gần nhất.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi công chứng
Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, đối chiếu thông tin giữa các bên và xác minh quyền sở hữu xe.

Bước 3: Ký hợp đồng và nộp phí
Công chứng viên hướng dẫn hai bên ký tên, lăn tay vào từng trang của hợp đồng. Sau đó, các bên nộp chi phí công chứng hợp đồng xe theo quy định.

Bước 4: Nhận bản hợp đồng công chứng
Văn bản công chứng sẽ được phát hành trong ngày (hoặc 1 ngày làm việc nếu hồ sơ phức tạp). Bản gốc hợp đồng là căn cứ pháp lý để thực hiện thủ tục sang tên xe tại cơ quan công an.

>>> Xem thêm: Thời gian thực hiện dịch vụ sang tên sổ đỏ là bao lâu?

Chi phí công chứng hợp đồng xe là bao nhiêu?

Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, chi phí công chứng hợp đồng xe được tính dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng. Cụ thể:

• Xe trị giá dưới 50 triệu đồng: Phí công chứng là 50.000 đồng/hợp đồng;

• Xe trị giá từ 50–100 triệu đồng: Phí công chứng là 100.000 đồng/hợp đồng;

• Xe trị giá từ 100–1 tỷ đồng: Phí công chứng bằng 0,1% giá trị xe;

• Xe trên 1 tỷ đồng: Tính theo mức lũy tiến, nhưng không quá 10 triệu đồng/lần công chứng.

Ngoài ra, có thể phát sinh phí soạn thảo hợp đồng (nếu yêu cầu công chứng viên soạn) và phí sao y, photo hồ sơ tùy từng văn phòng công chứng.

👉 Ví dụ:
Bạn bán xe ô tô trị giá 500 triệu đồng, thì chi phí công chứng hợp đồng xe khoảng 500.000 đồng (chưa tính phụ phí hành chính).

Sau khi công chứng, cần làm gì để sang tên xe?

Sau khi hợp đồng được công chứng, người mua cần thực hiện thủ tục sang tên xe tại Phòng Cảnh sát giao thông (Công an tỉnh/thành phố) nơi cư trú. Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng công chứng mua bán xe;

• Giấy đăng ký xe gốc;

• Biên lai lệ phí trước bạ;

• Chứng minh nhân dân/CCCD và sổ hộ khẩu của người mua.

Thời hạn sang tên xe là 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng công chứng. Quá thời hạn này, người mua có thể bị xử phạt hành chính từ 2–4 triệu đồng theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP.

Kết luận: Chuẩn bị kỹ hồ sơ để tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ khi công chứng hợp đồng mua bán xe không chỉ giúp quá trình diễn ra nhanh chóng mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cả hai bên. Đặc biệt, việc nắm rõ chi phí công chứng hợp đồng xe giúp bạn chủ động tài chính, tránh bị thu sai hoặc phát sinh không cần thiết.
Một giao dịch được công chứng minh bạch là bước khởi đầu cho một quá trình sang tên, sử dụng xe an toàn và hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Hồ sơ ly hôn gồm những gì? Mẫu đơn và hướng dẫn lập

>>> Khi nào được yêu cầu chia tài sản riêng thành tài sản chung trong ly hôn?

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com