Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuXử lý vi phạm chứng thực chữ ký là vấn đề cần được quan tâm khi hoạt động chứng thực không tuân thủ đúng quy định. Chứng thực chữ ký phải được thực hiện đúng thẩm quyền. Người thực hiện cũng phải tuân thủ trình tự pháp luật.
Từ ngày 18/5/2026, Nghị định 109/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Nghị định này thay thế Nghị định 82/2020/NĐ-CP. Đồng thời, Nghị định 109 quy định các mức xử phạt mới trong lĩnh vực chứng thực.
Hiện nay, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng là một trong những người thực hiện chứng thực. Phạm vi này bao gồm cả chứng thực chữ ký theo quy định.
Vậy công chứng viên vi phạm quy trình chứng thực chữ ký có thể bị xử lý như thế nào? Những hành vi nào có thể bị phạt tiền? Khi nào công chứng viên có thể bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực và sao y là gì? Có mối quan hệ như thế nào?
1. Quy định về chứng thực chữ ký và trách nhiệm của công chứng viên
1.1. Công chứng viên có được thực hiện chứng thực chữ ký không?
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là người thực hiện chứng thực. Đây là một trong các chủ thể được pháp luật quy định.
Chứng thực chữ ký là một hoạt động khác với công chứng hợp đồng, giao dịch. Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Người yêu cầu vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký theo quy định.
Do đó, công chứng viên thực hiện chứng thực phải tuân thủ đúng quy trình. Việc chứng thực không thể chỉ dựa trên hình thức của giấy tờ.
1.2. Công chứng viên phải tuân thủ những yêu cầu nào?
Khi chứng thực chữ ký, công chứng viên phải kiểm tra các điều kiện theo quy định. Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. Đồng thời, phải xuất trình văn bản cần ký.
Trong trường hợp thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Đây là một yêu cầu quan trọng của thủ tục.
Người thực hiện chứng thực cũng phải thực hiện lời chứng theo quy định. Việc chứng thực phải được ghi nhận trong sổ chứng thực.
Các thông tin về địa điểm và hồ sơ chứng thực cũng phải được thực hiện đúng quy định. Vi phạm những yêu cầu này có thể dẫn đến xử phạt hành chính.
1.3. Chứng thực chữ ký khác gì với công chứng hợp đồng?
Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng có bản chất khác nhau.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký. Người thực hiện chứng thực không vì việc chứng thực mà xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Công chứng hợp đồng lại có phạm vi kiểm tra khác. Công chứng viên chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật về công chứng.
Việc phân biệt hai hoạt động này rất quan trọng. Nếu xác định sai loại thủ tục, hồ sơ có thể được thực hiện không đúng yêu cầu.
2. Những hành vi vi phạm quy trình chứng thực chữ ký
2.1. Chứng thực khi người yêu cầu không ký trước mặt người thực hiện
Đây là một hành vi vi phạm được quy định cụ thể.
Người thực hiện chứng thực không được xác nhận chữ ký trong khi người yêu cầu không ký trước mặt mình hoặc trước mặt người tiếp nhận hồ sơ theo quy định. Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định hành vi này thuộc nhóm bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 7 triệu đồng.
Quy định này nhằm bảo đảm người ký thực sự là người yêu cầu chứng thực. Nó cũng hạn chế việc chứng thực chữ ký thông qua giấy tờ đã được ký sẵn.
Vì vậy, công chứng viên cần kiểm tra trực tiếp quá trình ký. Người yêu cầu cũng không nên ký trước nếu chưa được hướng dẫn.
2.2. Không ghi lời chứng hoặc ghi lời chứng không đầy đủ
Lời chứng là nội dung quan trọng trong văn bản chứng thực.
Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định phạt từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng đối với hành vi ghi lời chứng không đầy đủ theo quy định. Trường hợp không ghi lời chứng trong văn bản chứng thực, mức phạt thuộc nhóm từ 5 triệu đồng đến 7 triệu đồng.
Lời chứng giúp thể hiện nội dung xác nhận của người thực hiện chứng thực. Vì vậy, việc ghi thiếu hoặc bỏ sót nội dung bắt buộc có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của thủ tục.
Công chứng viên cần sử dụng đúng mẫu và kiểm tra nội dung trước khi hoàn tất chứng thực.
2.3. Không ghi nhận việc chứng thực vào sổ
Hoạt động chứng thực phải được ghi nhận theo quy định. Sổ chứng thực là một trong những tài liệu phục vụ việc theo dõi và quản lý hoạt động này.
Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định phạt từ 5 triệu đồng đến 7 triệu đồng đối với hành vi chứng thực chữ ký mà không ghi vào sổ chứng thực. Việc lập, quản lý hoặc sử dụng sổ không đúng quy định cũng có thể bị xử phạt.
Do đó, việc hoàn tất văn bản nhưng bỏ qua bước ghi nhận là không phù hợp với quy trình.
2.4. Thu thêm tiền hoặc lợi ích ngoài khoản được niêm yết
Người thực hiện chứng thực không được tự ý nhận thêm tiền hoặc lợi ích ngoài các khoản được phép thu.
Theo Nghị định 109/2026/NĐ-CP, hành vi nhận hoặc đòi hỏi tiền, lợi ích khác ngoài phí và chi phí chứng thực đã niêm yết có thể bị phạt từ 7 triệu đồng đến 10 triệu đồng.
Quy định này nhằm bảo đảm sự minh bạch trong quá trình thực hiện thủ tục.
Người yêu cầu chứng thực nên kiểm tra mức phí được công khai. Nếu phát sinh khoản thu khác, có thể yêu cầu giải thích rõ căn cứ thu.
2.5. Chứng thực ngoài trụ sở không đúng trường hợp
Địa điểm chứng thực cũng là nội dung cần tuân thủ.
Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định phạt từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng đối với hành vi chứng thực ngoài trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực. Quy định này có ngoại lệ đối với những trường hợp pháp luật cho phép thực hiện ngoài trụ sở.
Vì vậy, việc cung cấp dịch vụ chứng thực ngoài trụ sở không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều được phép thực hiện.
Người yêu cầu nên hỏi rõ căn cứ thực hiện. Công chứng viên cũng cần xác định điều kiện trước khi thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
>>> Xem thêm: Nắm rõ giấy tờ và quy trình sẽ giúp việc sang tên nhà đất tại Hà Nội chủ động hơn, bạn có thể xem Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội để tham khảo
3. Mức xử lý khi công chứng viên vi phạm chứng thực chữ ký
3.1. Phạt tiền đối với hành vi vi phạm
Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định nhiều mức phạt đối với vi phạm trong hoạt động chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký.
Mức phạt được chia theo từng nhóm hành vi. Một số hành vi bị phạt từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng. Một số hành vi khác bị phạt từ 5 triệu đồng đến 7 triệu đồng hoặc từ 7 triệu đồng đến 10 triệu đồng.
Việc áp dụng mức phạt cụ thể phụ thuộc vào hành vi được xác định trong hồ sơ xử lý.
Do đó, không thể áp dụng một mức phạt chung cho mọi trường hợp công chứng viên vi phạm quy trình chứng thực chữ ký.
3.2. Có thể bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên
Ngoài phạt tiền, một số vi phạm còn có thể dẫn đến hình thức xử phạt bổ sung.
Theo Nghị định 109/2026/NĐ-CP, công chứng viên có thể bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 9 tháng đến 12 tháng đối với một số hành vi vi phạm nghiêm trọng trong hoạt động chứng thực.
Ví dụ, việc chứng thực chữ ký trong văn bản có nội dung thuộc trường hợp bị pháp luật cấm có thể thuộc nhóm này.
Ngoài ra, việc chứng thực khi người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi tại thời điểm chứng thực cũng được quy định trong nhóm hành vi có thể bị tước quyền sử dụng thẻ.
Việc áp dụng hình thức xử phạt phải căn cứ vào hành vi và điều kiện cụ thể của vụ việc.
3.3. Trách nhiệm của công chứng viên theo Luật Công chứng
Luật Công chứng quy định công chứng viên vi phạm thì tùy tính chất và mức độ có thể bị xử lý kỷ luật. Trường hợp đủ căn cứ, người vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Nếu gây thiệt hại, người vi phạm còn có thể phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Quy định này thể hiện nguyên tắc xử lý theo mức độ và hậu quả của hành vi.
Tuy nhiên, cần phân biệt trách nhiệm trong hoạt động công chứng với trách nhiệm phát sinh từ hoạt động chứng thực chữ ký.
Mỗi hành vi phải được xác định theo đúng quy định áp dụng tại thời điểm vi phạm.
3.4. Tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể bị xử lý
Không chỉ cá nhân công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm.
Trong một số trường hợp, tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể bị xử phạt nếu có hành vi vi phạm thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về xử phạt hành chính.
Luật Công chứng quy định tổ chức hành nghề công chứng vi phạm có thể bị xử phạt hành chính. Nếu gây thiệt hại, tổ chức còn có trách nhiệm bồi thường theo quy định.
Vì vậy, khi phát sinh vi phạm, cần xác định rõ chủ thể thực hiện hành vi. Đồng thời, cần xem xét trách nhiệm của tổ chức liên quan.
4. Người dân cần làm gì khi phát hiện vi phạm chứng thực chữ ký?
4.1. Kiểm tra lại hồ sơ chứng thực
Khi nghi ngờ có sai phạm, người dân nên kiểm tra lại giấy tờ đã được chứng thực.
Các nội dung cần chú ý gồm lời chứng, chữ ký, họ tên người thực hiện và thông tin của tổ chức chứng thực.
Ngoài ra, cần kiểm tra ngày chứng thực và số chứng thực nếu có. Những thông tin này giúp xác định quá trình thực hiện thủ tục.
Nếu phát hiện điểm bất thường, người dân nên giữ nguyên hồ sơ. Không nên tự ý sửa chữa hoặc tẩy xóa giấy tờ.
4.2. Yêu cầu giải thích về nội dung chứng thực
Người yêu cầu có thể trao đổi với tổ chức thực hiện chứng thực khi phát hiện vấn đề.
Nội dung trao đổi nên tập trung vào quy trình đã thực hiện. Người dân có thể hỏi về căn cứ chứng thực và thông tin được ghi nhận trong hồ sơ.
Nếu vấn đề xuất phát từ sai sót hành chính, tổ chức thực hiện có thể hướng dẫn cách xử lý phù hợp.
Trong trường hợp có dấu hiệu vi phạm, người dân có thể sử dụng các kênh khiếu nại hoặc phản ánh theo quy định.
4.3. Lưu giữ tài liệu và thông tin liên quan
Khi phản ánh một vụ việc, tài liệu liên quan có ý nghĩa quan trọng.
Người dân nên giữ bản văn bản đã chứng thực. Các phiếu thu, biên nhận và giấy tờ liên quan cũng nên được lưu lại.
Tin nhắn, email hoặc thông tin trao đổi về việc chứng thực cũng có thể cần thiết. Những tài liệu này giúp cơ quan có thẩm quyền xác minh vụ việc.
Không nên tự ý làm mất hoặc thay đổi tài liệu có liên quan.
4.4. Phản ánh đến cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết
Nếu không giải quyết được vấn đề trực tiếp, người dân có thể thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo hoặc phản ánh theo quy định.
Cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét nội dung và tài liệu được cung cấp. Việc xử lý cần dựa trên hành vi cụ thể và chứng cứ liên quan.
Người dân nên trình bày sự việc theo trình tự thời gian. Các tài liệu chứng minh nên được sắp xếp rõ ràng.
Cách này giúp cơ quan có thẩm quyền thuận tiện hơn khi kiểm tra và xác minh.
4.5. Chủ động thực hiện chứng thực đúng quy trình
Người dân cũng cần phối hợp để thủ tục được thực hiện đúng.
Khi chứng thực chữ ký, người yêu cầu nên trực tiếp ký theo hướng dẫn. Không nên ký khống hoặc giao giấy tờ đã ký sẵn cho người khác.
Nếu chưa rõ thủ tục, hãy hỏi trước về hồ sơ và cách thực hiện. Việc chuẩn bị đúng giúp hạn chế sai sót ngay từ đầu.
>>> Xem thêm: Ủy quyền cho người thân có cần công chứng không? Đây là câu hỏi về công chứng ủy quyền mà nhiều người quan tâm
Kết luận
Xử lý vi phạm chứng thực chữ ký được thực hiện dựa trên tính chất của từng hành vi và quy định pháp luật tại thời điểm vi phạm. Nghị định 109/2026/NĐ-CP hiện quy định các mức phạt đối với nhiều hành vi trong hoạt động chứng thực. Một số trường hợp còn có thể áp dụng hình thức xử phạt bổ sung đối với công chứng viên.
Công chứng viên khi thực hiện chứng thực chữ ký cần tuân thủ đúng thẩm quyền và quy trình. Người yêu cầu cũng nên trực tiếp ký theo quy định. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ nội dung văn bản trước khi thực hiện chứng thực.
Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm, người dân nên giữ lại hồ sơ và tài liệu liên quan. Trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu giải thích hoặc thực hiện phản ánh theo quy định.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Tưởng đơn giản nhưng công chứng mua bán nhà đất vẫn có những điểm người mua và người bán cần lưu ý
>>> Xem thêm: Đừng chờ đến khi cần gấp mới bắt đầu tìm văn phòng công chứng phù hợp
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com