Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ lao động, đặc biệt là khi xin visa, chuyển đổi vị trí công tác hay thực hiện thủ tục hành chính tại Việt Nam, việc công chứng bản dịch giấy phép lao động là một bước quan trọng để hồ sơ được chấp nhận. Tuy nhiên, không ít trường hợp hồ sơ bị từ chối vì lỗi phổ biến liên quan đến công chứng và dịch thuật. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nguyên nhân, quy trình và lưu ý quan trọng để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận đúng pháp luật, giúp cá nhân và tổ chức tránh rủi ro mất thời gian và chi phí.

>>> Xem thêm: Feedback thực tế từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ tại văn phòng công chứng

1. Giấy phép lao động là gì và khi nào cần bản dịch công chứng?

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP:

• Giấy phép lao động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp cho người nước ngoài được phép làm việc tại Việt Nam.

• Bản gốc giấy phép lao động thường bằng tiếng Việt, nhưng khi người lao động, công ty, đối tác nước ngoài hoặc cơ quan nước ngoài yêu cầu → cần bản dịch công chứng sang tiếng nước ngoài.

Các trường hợp cần công chứng bản dịch:

• Nộp hồ sơ xin visa, giấy phép lao động tại nước ngoài

• Hồ sơ tham gia hợp đồng lao động quốc tế

• Hồ sơ nộp ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm

• Hồ sơ đăng ký ký quỹ, đầu tư nước ngoài tại Việt Nam

👉 Việc công chứng bản dịch giúp đảm bảo tính hợp pháp và chính xác khi sử dụng ở cả Việt Nam và nước ngoài.

>>> Xem thêm: Bí quyết chọn văn phòng khi công chứng mua bán nhà uy tín

2. Hồ sơ chuẩn để công chứng bản dịch giấy phép lao động

Theo Luật Công chứng 2014 và Thông tư 01/2021/TT-BTP, hồ sơ chuẩn gồm:

2.1. Bản chính giấy phép lao động

• Bản gốc còn nguyên vẹn, không rách, nhòe, tẩy xóa.

• Có dấu và chữ ký của cơ quan cấp.

2.2. Bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài

• Bản dịch phải chính xác toàn bộ nội dung.

• Người dịch phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng đắn của bản dịch.

2.3. Giấy tờ tùy thân

• CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ để đối chiếu.

2.4. Văn bản ủy quyền

• Nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ giấy phép lao động, cần văn bản ủy quyền hợp pháp.

>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọn Di chúc tại nhà để tiết kiệm thời gian

3. Nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối

3.1. Bản dịch không chính xác

• Thiếu thông tin, sai thuật ngữ pháp lý, số liệu, ngày cấp, họ tên.

• Nội dung bản dịch không trùng khớp với bản gốc → công chứng viên từ chối.

3.2. Không xuất trình bản chính

• Công chứng bản dịch phải đối chiếu với bản chính giấy phép lao động.

• Thiếu bản chính → hồ sơ không được chấp nhận.

3.3. Bản gốc bị rách, nhòe, tẩy xóa

• Chữ ký, dấu mộc không rõ → công chứng viên có quyền từ chối.

3.4. Người dịch không chịu trách nhiệm hoặc chưa ký

• Bản dịch phải do người dịch hoặc tổ chức dịch thuật chịu trách nhiệm, ký tên, đóng dấu.

3.5. Hồ sơ thiếu giấy tờ liên quan

• Thiếu CCCD/hộ chiếu, văn bản ủy quyền (nếu áp dụng) → hồ sơ không hợp lệ.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn khai báo di sản thừa kế với cơ quan nhà nước – thừa kế

4. Quy trình công chứng bản dịch giấy phép lao động

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: bản gốc giấy phép lao động, bản dịch, CCCD/hộ chiếu, văn bản ủy quyền (nếu cần).

2. Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng: UBND cấp xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

3. Đối chiếu và kiểm tra bản chính: công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, dấu mộc, chữ ký.

4. Ghi lời chứng và đóng dấu: xác nhận bản dịch là đúng nội dung bản chính.

5. Nhận kết quả: thường trong vòng 5–10 phút nếu hồ sơ hợp lệ, trường hợp phức tạp có thể 1–3 ngày.

5. Lưu ý quan trọng để hồ sơ được chấp nhận

• Bản dịch phải trùng khớp 100% với bản gốc về thông tin và thuật ngữ.

• Đảm bảo dấu và chữ ký bản gốc rõ ràng, không tẩy xóa.

• Người dịch phải ký tên, đóng dấu; nếu ủy quyền dịch → cần hợp pháp hóa văn bản ủy quyền.

• Chuẩn bị bản sao, bản chính và hồ sơ liên quan để phòng trường hợp công chứng viên yêu cầu.

• Với hồ sơ nộp nước ngoài, nên kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nếu có.

6. Kết luận

Việc công chứng bản dịch giấy phép lao động tưởng đơn giản nhưng nếu chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc bản dịch không chính xác, hồ sơ rất dễ bị từ chối. Thực hiện đúng quy trình: chuẩn bị bản gốc, bản dịch chính xác, giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền (nếu cần) sẽ giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tổ chức. Đây là bước quan trọng để hồ sơ lao động quốc tế hoặc hồ sơ hành chính liên quan được xử lý thuận lợi, đúng pháp luật.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com