Khi thực hiện thủ tục lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, một trong những bước quan trọng là công chứng hồ sơ Work Permit để đảm bảo tính pháp lý. Nhiều người băn khoăn không biết liệu nên nộp bản sao công chứng từ giấy phép lao động gốc hay phải làm bản dịch công chứng mới. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết các quy định pháp luật, loại hồ sơ hợp lệ, và các lưu ý cần thiết để hồ sơ Work Permit được chấp nhận nhanh chóng và đúng luật.

>>> Xem thêm: Mẹo chuẩn bị hồ sơ để không mất thời gian tại văn phòng công chứng

1. Work Permit là gì và khi nào cần công chứng?

• Work Permit (Giấy phép lao động) là giấy tờ do cơ quan quản lý lao động Việt Nam cấp cho người nước ngoài được phép làm việc tại Việt Nam theo thời hạn và điều kiện nhất định.

• Hồ sơ Work Permit được sử dụng trong nhiều tình huống:

  • Xin visa lao động, gia hạn visa

  • Nộp cho cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội

  • Làm hồ sơ công chứng hợp đồng lao động quốc tế

Tại sao cần công chứng hồ sơ Work Permit?

• Xác thực bản sao trùng với bản gốc

• Đảm bảo hồ sơ hợp pháp khi nộp cơ quan nhà nước, ngân hàng, hoặc đối tác nước ngoài

• Hạn chế rủi ro bị từ chối do giấy tờ giả mạo hoặc sai lệch thông tin

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục công chứng mua bán nhà

2. Bản sao hay bản dịch mới hợp lệ?

2.1. Bản sao công chứng từ Work Permit gốc

• Luật Công chứng 2014 quy định: bản sao từ giấy tờ gốc có thể được công chứng nếu còn nguyên vẹn, không rách, tẩy xóa, nhòe chữ.

• Bản sao công chứng là đủ hợp lệ khi hồ sơ chỉ nộp cho cơ quan trong nước hoặc hồ sơ lưu giữ.

2.2. Bản dịch công chứng

• Nếu hồ sơ Work Permit bằng tiếng Việt nhưng phải nộp cho cơ quan nước ngoài hoặc hồ sơ yêu cầu bản tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác, cần làm bản dịch công chứng.

• Bản dịch phải:

  • Trùng khớp 100% với nội dung bản gốc

  • Có chữ ký của người dịch hoặc tổ chức dịch thuật chịu trách nhiệm

  • Được công chứng viên xác nhận là đúng với bản chính

2.3. Khi nào cần cả hai

• Một số hồ sơ quốc tế hoặc hồ sơ doanh nghiệp đa quốc gia yêu cầu bản sao công chứng kèm bản dịch công chứng để vừa minh bạch tại Việt Nam, vừa hợp pháp khi sử dụng nước ngoài.

>>> Xem thêm: Làm sao để bảo vệ con cái thông qua Di chúc hợp lý

3. Hồ sơ chuẩn để công chứng Work Permit

Theo Luật Công chứng 2014 và Thông tư 01/2021/TT-BTP, hồ sơ chuẩn gồm:

1. Bản gốc Work Permit còn hiệu lực, không rách, tẩy xóa

2. Bản sao để công chứng (nếu nộp bản sao)

3. Bản dịch công chứng sang tiếng nước ngoài nếu cần

4. Giấy tờ tùy thân: CCCD, hộ chiếu của người nộp hồ sơ

5. Văn bản ủy quyền nếu người đi công chứng không phải là chủ hồ sơ

>>> Xem thêm: 5 trường hợp đặc biệt trong thừa kế mà bạn cần biết

4. Quy trình công chứng hồ sơ Work Permit

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: bản gốc, bản sao, bản dịch, giấy tờ tùy thân, văn bản ủy quyền nếu áp dụng.

2. Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng: UBND cấp xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

3. Đối chiếu bản chính và bản sao: công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, dấu mộc, chữ ký.

4. Ghi lời chứng và đóng dấu: xác nhận bản sao hoặc bản dịch đúng với bản gốc.

5. Nhận kết quả: thông thường 5–10 phút nếu hồ sơ hợp lệ, trừ trường hợp cần xác minh thêm.

5. Nguyên nhân hồ sơ bị từ chối

• Bản gốc bị rách, nhòe, tẩy xóa

• Bản dịch không trùng khớp với nội dung gốc

• Thiếu giấy tờ đi kèm: CCCD, hộ chiếu, văn bản ủy quyền

• Hồ sơ nộp nước ngoài nhưng không có bản dịch công chứng hợp pháp

6. Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra thông tin trên Work Permit: họ tên, số giấy phép, thời hạn, chức vụ.

• Nếu hồ sơ nộp cho nước ngoài → bắt buộc có bản dịch công chứng.

• Chuẩn bị đầy đủ bản sao, bản chính, bản dịch để phòng trường hợp yêu cầu.

• Thời gian xử lý có thể kéo dài nếu cần xác minh tại cơ quan cấp giấy phép.

7. Kết luận

Việc công chứng hồ sơ Work Permit có thể thực hiện bằng bản sao công chứng từ giấy phép gốc hoặc bản dịch công chứng nếu hồ sơ yêu cầu sử dụng ngôn ngữ khác. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, đảm bảo bản gốc nguyên vẹn và bản dịch chính xác sẽ giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng, hợp pháp, tránh rủi ro từ việc bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com