Khi thực hiện các giao dịch tài sản, đặc biệt là nhà đất, yêu cầu công chứng xác nhận nghĩa vụ thuế thường xuất hiện như một bước quan trọng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, không ít người lúng túng vì không biết cần chuẩn bị những loại giấy tờ nào và thủ tục công chứng diễn ra ra sao. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, thành phần hồ sơ và các lưu ý quan trọng để giúp bạn hoàn thành thủ tục đúng quy định. Đây là thông tin cần thiết cho cả cá nhân và tổ chức khi làm hồ sơ liên quan đến thuế.

>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi đến văn phòng công chứng và cách khắc phục

1. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế là gì? Có bắt buộc phải công chứng không?

“Giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế” là văn bản do cơ quan thuế cấp, ghi nhận cá nhân hoặc tổ chức đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước liên quan đến một giao dịch, tài sản hoặc khoản thu nhất định.

Trong nhiều hồ sơ — đặc biệt hồ sơ nhà đất, hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ chuyển nhượng — việc công chứng xác nhận nghĩa vụ thuế giúp:

• Xác thực bản sao so với bản chính;

• Đảm bảo hồ sơ minh bạch, hợp lệ khi nộp cho cơ quan Nhà nước hoặc đối tác;

• Tránh tranh chấp về nghĩa vụ tài chính sau này.

Theo “Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng được phép chứng thực bản sao từ bản chính và xác nhận tính chính xác của giấy tờ hợp pháp; do đó công chứng giấy xác nhận thuế là hoàn toàn hợp lệ.

>>> Xem thêm: 7 bước chuẩn bị thủ tục công chứng mua bán nhà không mất thời gian

2. Khi nào cần công chứng giấy xác nhận nghĩa vụ thuế?

Bạn sẽ cần công chứng trong các trường hợp phổ biến sau:

• Hồ sơ sang tên nhà đất, mua bán tài sản.

• Hồ sơ giải chấp, xóa đăng ký thế chấp.

• Hồ sơ nộp cho ngân hàng khi vay vốn.

• Hồ sơ đấu giá tài sản.

• Hồ sơ chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế quyền sử dụng đất.

• Hồ sơ giải thể, chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp.

• Khi đối tác hoặc cơ quan Nhà nước yêu cầu chứng thực để đảm bảo tính pháp lý.

>>> Xem thêm: Làm thế nào để công chứng viên xác minh khi làm Công chứng di chúc tại nhà

3. Hồ sơ công chứng xác nhận nghĩa vụ thuế gồm những gì?

Dưới đây là bộ hồ sơ chuẩn, áp dụng tại hầu hết các văn phòng công chứng và UBND cấp xã:

3.1. Bắt buộc phải có

1. Bản chính giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế

   • Do Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế cấp.

   • Phải còn nguyên vẹn, không rách nát, không tẩy xóa.

2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng

   • Căn cước công dân/CMND/Hộ chiếu còn hạn.

3. Tờ khai yêu cầu chứng thực bản sao (nếu chứng thực tại UBND).

3.2. Trường hợp giấy xác nhận nghĩa vụ thuế liên quan đến nhà đất

Bạn cần mang thêm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ hoặc Sổ hồng).

• Hợp đồng mua bán/chuyển nhượng (nếu có).

• Biên lai thuế trước bạ, thuế thu nhập cá nhân, nếu liên quan đến nội dung xác nhận.

3.3. Trường hợp liên quan đến doanh nghiệp

Chuẩn bị thêm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Quyết toán thuế hoặc chứng từ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp (tùy giao dịch).

• Giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện: quyết định bổ nhiệm, điều lệ, văn bản ủy quyền.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm phân chia tài sản di sản thông qua thừa kế để tránh mâu thuẫn gia đình

4. Quy trình công chứng xác nhận nghĩa vụ thuế

Quy trình thực hiện gồm 4 bước cơ bản:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan công chứng hoặc UBND

Nộp đầy đủ giấy tờ; công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp, tính đầy đủ.

Bước 2: Đối chiếu bản chính

Công chứng viên đối chiếu bản chính – bản sao theo Điều 77 “Luật Công chứng 2014”.

Bước 3: Ghi lời chứng và đóng dấu

Chỉ thực hiện nếu giấy tờ hợp lệ và không vi phạm điều cấm của pháp luật.

Bước 4: Trả kết quả

Kết quả thường nhận trong ngày, trừ hồ sơ phức tạp cần xác minh.

5. Công chứng xác nhận nghĩa vụ thuế mất bao lâu? Chi phí bao nhiêu?

• Thời gian: Thông thường xử lý trong 10 – 30 phút, tùy lượng hồ sơ và số trang chứng thực.

• Chi phí:

  • Tại UBND: theo “Thông tư 226/2016/TT-BTC”, mức thu 2.000–3.000 đồng/trang.

  • Tại văn phòng công chứng: mức thu dao động 5.000–10.000 đồng/trang tùy nơi.

6. Các lỗi thường bị từ chối công chứng

Nhiều trường hợp bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối công chứng do các lỗi sau:

6.1. Giấy xác nhận nghĩa vụ thuế hết hạn hoặc sai thông tin

Một số giấy có thời hạn hiệu lực nhất định.

6.2. Dấu, chữ ký của cơ quan thuế không rõ

Nếu mờ, nhòe hoặc có dấu hiệu tẩy xóa → bị từ chối.

6.3. Không cung cấp bản chính để đối chiếu

Công chứng chỉ chấp nhận chứng thực khi có bản chính hợp lệ.

6.4. Hồ sơ nhà đất không đồng bộ

Ví dụ: sổ đỏ đứng tên A nhưng giấy xác nhận nghĩa vụ thuế lại ghi tên B mà không có giấy tờ chứng minh quan hệ.

6.5. Doanh nghiệp nợ thuế hoặc đang bị cưỡng chế

Trường hợp này giấy xác nhận thuế thường không được cấp nên không thể công chứng.

7. Lưu ý quan trọng để hồ sơ được chấp nhận ngay

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, thông tin thửa đất, số tiền thuế.

• Photo giấy tờ rõ ràng, đủ khổ A4, không cắt xén.

• Nếu giấy xác nhận thuế quá cũ, nên xin trích lục hoặc cấp lại để tránh bị đánh giá không rõ ràng.

• Đối với tổ chức, nên mang theo dấu công ty và giấy ủy quyền cho người đi công chứng.

Kết luận

Thủ tục công chứng xác nhận nghĩa vụ thuế nhìn chung không phức tạp, nhưng đòi hỏi hồ sơ chính xác và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan công chứng. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần. Nếu hồ sơ liên quan đến nhà đất hoặc doanh nghiệp, bạn càng cần lưu ý đến tính thống nhất của giấy tờ để đảm bảo được chấp nhận ngay.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tòa án giải quyết ly hôn mất bao lâu nếu có tranh chấp con cái?

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com