Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuMất giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản là tình huống khá phổ biến khi thực hiện thủ tục công chứng mua bán hoặc tặng cho tài sản. Nhiều người cho rằng khi thất lạc hồ sơ thì sẽ không thể công chứng được, tuy nhiên trên thực tế vẫn có nhiều phương án xử lý tùy theo loại tài sản và loại giấy tờ bị mất. Việc nắm rõ quy định pháp luật sẽ giúp người dân chủ động hoàn thiện hồ sơ và tránh kéo dài thời gian giao dịch.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói có phải giải pháp cho người không am hiểu thủ tục đất đai?
1. Mất giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản có công chứng được không?
Theo quy định pháp luật hiện hành, công chứng viên chỉ thực hiện công chứng khi hồ sơ giao dịch đầy đủ và có căn cứ xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản.
Căn cứ Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định về hồ sơ yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng phải nộp các giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.
Điều này đồng nghĩa, nếu bị thất lạc hồ sơ chứng minh quyền sở hữu thì giao dịch mua bán, tặng cho sẽ chưa thể thực hiện ngay mà cần thực hiện thủ tục cấp lại hoặc xác nhận thay thế theo quy định pháp luật.
Các trường hợp thường gặp gồm:
- Mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
- Mất đăng ký xe ô tô, xe máy
- Mất giấy tờ thừa kế hoặc giấy tờ xác lập quyền sở hữu tài sản
- Mất hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ gốc liên quan đến tài sản
2. Các trường hợp mất giấy tờ chứng minh thường gặp khi công chứng
Tùy từng loại tài sản, việc xử lý hồ sơ bị thất lạc sẽ khác nhau.
2.1. Mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở
Đây là trường hợp phổ biến nhất khi thực hiện mua bán hoặc tặng cho bất động sản.
Theo khoản 1 Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, người sử dụng đất khi bị mất Giấy chứng nhận phải khai báo với cơ quan có thẩm quyền và thực hiện thủ tục cấp lại.
Hồ sơ thông thường gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận
- Giấy xác nhận việc mất giấy tờ theo quy định
- Hồ sơ nhân thân của người sử dụng đất
- Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu cơ quan đăng ký đất đai
Sau khi được cấp lại sổ đỏ hoặc sổ hồng, người dân mới có thể tiếp tục thực hiện thủ tục công chứng.
>>> Xem thêm: Vì sao công chứng giấy tờ cần được thực hiện đúng quy trình?
2.2. Mất giấy đăng ký xe khi mua bán, tặng cho
Đối với xe ô tô hoặc xe máy, giấy đăng ký xe là căn cứ xác lập quyền sở hữu.
Theo quy định về đăng ký xe, chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục xin cấp lại đăng ký xe tại cơ quan công an có thẩm quyền trước khi tiến hành công chứng chuyển nhượng hoặc tặng cho.
Nếu chỉ còn bản photo hoặc hình ảnh giấy đăng ký xe thì thông thường chưa đủ điều kiện để công chứng giao dịch.
3. Mất giấy tờ chứng minh cần làm gì để được công chứng?
Khi xảy ra thất lạc hồ sơ, người dân cần bình tĩnh xác định loại giấy tờ đã mất và thực hiện đúng trình tự pháp luật.
3.1. Xác định giấy tờ bị mất là giấy gốc hay giấy liên quan
Không phải mọi giấy tờ thất lạc đều khiến giao dịch bị dừng.
Có thể chia thành hai nhóm:
- Giấy tờ gốc chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
- Giấy tờ phụ trợ như hóa đơn, hợp đồng cũ, giấy xác nhận hoặc tài liệu lưu trữ
Nếu mất giấy gốc thì thường phải xin cấp lại hoặc xác nhận thay thế.
Nếu mất giấy phụ trợ thì có thể xin trích lục hoặc bổ sung hồ sơ khác theo hướng dẫn của cơ quan công chứng.
3.2. Thực hiện thủ tục cấp lại hoặc xin trích lục hồ sơ
Trong nhiều trường hợp, cơ quan nhà nước vẫn lưu giữ dữ liệu và cho phép người dân xin trích lục hoặc cấp bản thay thế.
Ví dụ:
- Trích lục hồ sơ địa chính
- Trích lục hộ tịch
- Cấp lại giấy đăng ký xe
- Cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Việc hoàn thiện hồ sơ trước khi đến tổ chức công chứng giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý giao dịch.
>>> Xem thêm: Chọn Dịch thuật uy tín để đảm bảo nội dung tài liệu chính xác hơn
4. Mất giấy tờ chứng minh và trách nhiệm kiểm tra của công chứng viên
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ và được quyền từ chối công chứng nếu hồ sơ không đủ căn cứ hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
Điều 41 Luật Công chứng 2014 cũng quy định công chứng viên có thể yêu cầu người dân bổ sung tài liệu hoặc xác minh khi hồ sơ chưa đầy đủ.
Do đó, khi hồ sơ còn thiếu hoặc chưa xác định rõ nguồn gốc tài sản, công chứng viên thường:
- Yêu cầu cấp lại giấy tờ gốc
- Đề nghị xác minh thông tin
- Hướng dẫn bổ sung hồ sơ phù hợp
- Tạm dừng công chứng cho đến khi đủ điều kiện pháp lý
5. Lưu ý khi mất giấy tờ chứng minh để tránh kéo dài giao dịch
Để hạn chế rủi ro trong quá trình mua bán hoặc tặng cho tài sản, người dân cần lưu ý:
- Bảo quản giấy tờ gốc tại nơi an toàn
- Sao lưu bản photo hoặc bản scan hồ sơ
- Kiểm tra tình trạng pháp lý tài sản trước giao dịch
- Chủ động cấp lại giấy tờ ngay khi phát hiện bị mất
- Liên hệ tổ chức công chứng để được hướng dẫn hồ sơ phù hợp
Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ giúp hạn chế tranh chấp và tránh phát sinh chi phí, thời gian không cần thiết.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trong hồ sơ du học, lao động và thủ tục quốc tế cần đáp ứng điều kiện gì?
>>> Xem thêm: Tài sản bị kê biên thi hành án: Xử lý ra sao?
Kết luận
Mất giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản không đồng nghĩa với việc giao dịch mua bán hoặc tặng cho bị chấm dứt hoàn toàn. Tuy nhiên, để được công chứng hợp pháp, người dân cần thực hiện đúng thủ tục cấp lại hoặc bổ sung giấy tờ theo quy định pháp luật. Việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, an toàn và đúng quy định.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com